Reglur og leiðbeiningar um uppljóstrun

Reglur Heimstaden samstæðunnar um uppljóstrara

Gildir frá 1. janúar 2022

Ábyrgðarmaður: Yfirlögfræðingur
Samþykktaraðili: Mannauðsstjóri

1          Umboð ábyrgðarmanns

Tilgangur stefnu þessarar er að tryggja að starfsemi Heimstaden sé gegnsæ og fylgi lögum um uppljóstrara þegar kemur að því að uppljóstra um óeðlilega háttsemi. Í siðareglum Heimstaden er fjallað um þær stefnur og verklag sem skal viðhafa hjá Heimstaden þegar kemur að uppljóstrunum. Heimstaden líður enga tegund af spillingu eða óeðlilegri háttsemi sem brýtur gegn gildum félagsins og stefnum. Uppfæra skal stefnu þessa eftir þörfum.

Yfirlögfræðingur Heimstaden ber ábyrgð á að uppljóstrunarstefnu félagsins sé framfylgt í samræmi við efni hennar. Þessi stefna staðfestir að þú sem starfsmaður eða ytri hagsmunaaðili getir treyst því, að ef þú verður var við óeðlilega háttsemi,  getur þú tilkynnt um slíkt vitandi að:

  1. Tilkynningin mun hljóta þá meðferð sem lýst er í uppljóstrunarstefnu félagsins
  2. Tilkynningum verður fylgt eftir
  3. Aðgerðir sem teknar verða í tengslum við tilkynninguna verða gegnsæjar bæði innan félagsins og út á við.

2          Kröfur samstæðunnar

Yfirlögfræðingur, mannauðsstjóri og uppljóstrunarnefnd Heimstaden skulu tryggja að uppljóstrunarstefnu félagsins sé framfylgt og að hún sé í samræmi við ESB reglugerðir og íslensk lög. Uppljóstrunarnefndin er til stuðnings ábyrgðaraðila stefnunnar í hverju landi fyrir sig, ef þörf er á aðstoð við rannsókn eða annarskonar vinnslu í tengslum við tilkynninguna.

Hvert félag inn Heimstaden samstæðunnar skal nýta sér uppljóstrunarverkfærin líkt og fjallað er um í “Leiðbeiningum um uppljóstrun”

Við líðum ekki neinskonar hefndaraðgerðir vegna tilkynninga sem eru lagðar fram í góðri trú. Tilkynnandi skal vera öruggur um að hann muni ekki sæta neinum neikvæðum afleiðingum vegna uppljóstrunar sem gerð er í góðri trú. Hver sá sem beitir þvingunum, einelti, refsingum eða annarskonar neikvæðum aðgerðum gegn þeim sem tilkynnir um óeðlilega háttsemi gerist brotlegur við siðareglur Heimstaden og mun sæta afleiðingum vegna slíkra brota verði hann uppvís að slíkri hegðun.

3          Að tilkynna

Tilkynningar skulu innhalda umfjöllun um misnotkun í starfsemi félagsins. Þar á meðal skal tilkynningin innhalda upplýsingar um reglur og verkferla félagsins og hvernig þeim skuli framfylgt og einnig fjalla um samband vinnuveitanda og tilkynnanda. Hvaða starfsmaður sem er eða utanaðkomandi aðili geta lagt fram tilkynningu  á eftirfarandi heimasíðu: https://wb.2secure.se/wbui/ eða símleiðis í síma: +46 771 77 99 77.

4          Tilvísunarskjöl

  • Leiðbeiningar um uppljóstranir
  • Siðareglur Heimstaden / Siðareglur Heimstaden fyrir samstarfsaðila

LEIÐBEININGAR Heimstaden samstæðunnar um uppljóstrara

Gildir frá 1. janúar 2022

Ábyrgðarmaður: Yfirlögfræðingur
Samþykktaraðili: Mannauðsstjóri

1. Tilgangur og gildissvið

1.1   Tilgangur

Þessar leiðbeiningar eru gerðar til að styðja við stefnu Heimstaden samstæðunnar um uppljóstranir og hvernig skuli bera sig að við að tilkynna um óeðlilega háttsemi (uppljóstra). Heimstaden líður enga tegund af spillingu eða óeðlilega háttsemi sem brýtur gegn gildum og stefnu félagsins.

Þessar leiðbeiningar skulu ásamt stefnu Heimstaden samstæðunnar um uppljóstranir móta heildaruppljóstrunar leiðbeiningar hjá Heimstaden samstæðunni.

1.2 Gildissvið

Þessar leiðbeiningar skulu þróast, innleiðast, sæta eftirliti og notast í samræmi við skilyrði heildaruppljóstrunar leiðbeininga Heimstaden samstæðunnar.

2. Kynning

2.1 Aðdragandi

Heildarleiðbeiningar Heimstaden samstæðunnar um uppljóstranir staðfesta að þú sem starfsmaður eða utanaðkomandi hagsmunaaðili getur á öruggan máta tilkynnt um óeðlilega háttsemi vitandi það að:

  • tilkynningar sem berast Yfirlögfræðingi félagsins verður farið með í samræmi við leiðbeiningar þessar.
  • Allar tilkynningar verða rannsakaðar og hljóta fullnaðar úrvinnslu.
  • Allar aðgerðir við meðferð tilkynningarinnar verða gagnsæjar gagnvart samfélaginu og Heimstaden samstæðunni.

Heimstaden líða ekki að sá starfsmaður sem tilkynningin snýr að hefni fyrir framlagða tilkynningu sem lögð er fram í góðri trú.  Uppljóstrari mun ekki sæta agaviðurlögum af hálfu Heimstaden fyrir að tilkynninga um óeðlilega háttsemi.  Heimstaden ber ábyrgð á því að verja uppljóstrara fyrir neikvæðum afleiðingum þess að aðili uppljóstri um óeðlilega háttsemi.  Hverslags áreiti, ofbeldi eða annarskonar neikvæð hegðun í garð uppljóstrara er brot á siðareglum Heimstaden og verði einhver uppvís að slíkri hegðun mun hann sæta afleiðingum slíkra brota.

2.2 Hvað telst óeðlileg háttsemi?

Dæmi um óeðlilega hegðun sem alltaf á að tilkynna um:

  • Ólöglegt athæfi (t.d. fölsun reikninga, brot á innra verklagi, fjárdráttur, fjársvik)
  • Mútur og spilling (t.d. gefa einhverjum mútur eða þiggja mútur)
  • Brot á samkeppnislögum (t.d. að skiptast á verðmótandi upplýsingum, samstarf til að vinna gegn samkeppnisáhrifum)
  • Brot á umhverfisstefnu Heimstaden.
  • Hverskonar önnur háttsemi sem talist getur óeðlileg, óviðeigandi, háttsemi sem telst mismunun, misnotkun á völdum, einelti, áreitni, brot á gildandi reglum o.fl.

Tilkynningar skulu eingöngu snúast um misnotkun í tengslum við starfsemi Heimstaden. Þar með talið að efnistök tilkynninganna skulu einvörðungu snúa að atriðum er snerta starfsemi Heimstaden svo sem reglum, verkferlum og lögum þá sérstaklega í samskiptum vinnuveitanda, starfsmanna og þriðja aðila.

2.3 Um hverja geta tilkynningar um óeðlilega háttsemi fjallað?

Tilkynningar geta einungis fjallað um alvarlega óeðlilega háttsemi sem framin er af starfsmanni félagsins:

  • Óeðlileg háttsemi sem telst brot á lögum
  • Óeðlileg háttsemi sem brýtur gegn almannahagsmunum

2.4 Hver getur lagt in tilkynningu?

  • Starfsmenn
  • Sjálfboðaliðar og lærlingar
  • Verktakar og undirverktakar sem starfa fyrir Heimstaden.
  • Hluthafar sem starfa mikið með félaginu.
  • Stjórnendateymi Heimstaden

3. Leiðbeiningar

3.1 Hvernig uppljóstra ég?

Við vinnum hjá samstæðu þar sem starfsmenn og yfirmenn tala opinskátt um það sem gengur vel ásamt því að ræða það sem betur má fara. Að tilkynna um óeðlilega háttsemi í gegnum uppljóstrunarverkferlana skal gert eftir að tilkynnandi hefur gert neðangreint:

  • Þú hefur orðið vitni að óeðlilegri háttsemi í gegnum vinnu þína/vinnu samstarfsfélaga þíns – fyrsta skref er ætíð að láta næsta yfirmann vita af háttseminni.
  • Ef þér finnst að tilkynning þín sé ekki tekin alvarlega eða finnst óþægilegt að senda tilkynninguna á þinn næsta yfirmann – talaðu við næsta yfirmann fyrir ofan þinn eða mannauðsstjóra félagsins. Þú getur einnig tilkynnt óeðlilega hegðun til yfirlögfræðings félagsins ef aðrir aðila koma ekki til greina. Einnig er hægt að tilkynna slíka háttsemi til verkalýðsfélagsins sem þú ert í.
  • Ef ekkert að ofangreindu gengur er einnig hægt að tilkynna um óeðlilega hegðun í gegnum heimasíðu í samræmi við neðangreindar leiðbeiningar.

3.2 Tilkynning til utanaðkomandi þriðja aðila

Til að tryggja nafnleynd uppljóstrara, hefur utanaðkomandi þriðja aðila verið falið það verkefni að taka við tilkynningum frá aðilum sem tilkynna um óeðlilega háttsemi. Þessi aðili starfar ekki hjá Heimstaden og er þannig tryggt að um nafnlausa tilkynningu verður að ræða og tilkynnandi getur verið viss um að nafnleynd sé haldið. Þessi tlkynningaraðferð er dulkóðuð og varin með lykilorði. Uppljóstrarinn þarf aldrei að tilgreina nafn né aðrar persónugreinanlega upplýsingar nema hann kjósi að gera svo.

  • Uppljóstrarinn þarf ekki að hafa sannanir fyrir tilkynningunni, en óheimilt er að leggja inn tilkynningu/uppljóstra um hluti sem uppljóstrarinn veit að eru ekki á rökum reistir.
  • Það er mikilvægt að uppljóstrarinn lýsi öllum staðreyndum málsins, sama hversu smávægilegar þær eru. Yfilýsingar skulu vandaðar og öll skjöl sem máli skipta skulu einnig fylgja með tilkynningunni.

3.3. Utanaðkomandi tilkynningar leið

Hvaða starfsmaður sem er eða þriðji aðili getur lagt inn skriflega tilkynningu hér: https://wb.2secure.se/wbui/ eða munnlega símleiðis í símanr. +46 771 77 99 77. Þú getur haldið nafnleynd hvora leiðina sem þú velur. Einnig er hægt að óska eftir því að leggja inn tilkynningu í persónu með því að skrá tilkynningu á framangreindri heimasíðu þar sem gengið verður frá fundi með starfsmanni Heimstaden eða einhverjum frá 2Secure sem er sá utanaðkomandi aðili sem hefur það hlutverk að taka við uppljóstrunartilkynningum.

Þegar lögð er inn tilkynning í gegnum https://wb.2secure.se/wbui/,   þá verður tilkynnandi að tilgreina raðnúmer félagsins. Þegar þú ert kominn á heimasíðuna vinsamlegast fylgdu leiðbeiningunum til að ljúka við tilkynninguna. Þú ert sjálfkrafa nafnlaus nema að þú veljir að vera það ekki.

Þegar búið er að leggja inn tilkynningu hefst vinnsla á henni hjá reyndum starfsmönnum 2Secure, sem munu hafa samband við yfirlögfræðing félagsins hjá Heimstaden. Ef yfirlögfræðingur félagsins er sá sem tilkynningin snýr að, verður haft samband við annan aðila innan fyrirtækisins til að upplýsa hann/hana um framkomna tilkynningu. Vinnustaður þess sem tilkynningin snýr að mun alltaf ákveða til hvaða aðgerða verður gripið sem viðbrögð við tilkynningunni.

3.4 Viðbrögð

Eftir að búið er að leggja inn tilkynninguna getur uppljóstrarinn alltaf skráð sig inn á heimasíðu 2Secure og bætt við gögnum og upplýsingum og séð hvort að sá sem er að vinna málið hafi sett fram frekari gagnafyrirspurn eða spurningar um tilkynninguna sem þarf að svara.  Einnig er hægt að fylgjast með vinnslu málsins á: https://wb.2secure.se/wbui/ svo lengi sem uppljóstrarinn hafi lagt málsnúmerið á minnið.

4. Lögbundin réttarvernd uppljóstrara

Í sumum löndum þar sem Heimstaden er með starfsstöð er hægt að afla frekari upplýsinga um réttarvernd uppljóstrara hjá þar til gerðum opinberum stofnunum[1].

 

Viðauki 1 – Raðnúmer félaga innan samstæðu Heimstaden  

 

Company/ies included in the reporting channel Company Code
Adepten Lägenheter 1601 AB hec101
Heimstaden AB

Heimstaden U.K. Ltd.

Heimstaden Finland OY

Heimstaden rekstur ehf.

hec102
Heimstaden Förvaltnings AB hec103
Heimstaden Denmark A/S

Heimstaden Management ApS

Akelius Management ApS

hec104
Heimstaden Norway AS hec105
Heimstaden Germany GmbH hec106
Heimstaden Netherlands B.V hec107
Heimstaden s.r.o. hec108
Heimstaden Management Sp. z.o.o. hec109
Heimstaden Group Czech s.r.o.

Heimstaden Group Denmark A/S

Heimstaden Group Norway AS

Heimstaden Group Poland Sp. z.o.o.

Heimstaden Group U.K. Ltd.

Heimstaden Group Finland OY

Heimstaden Invest GmbH

Heimstaden Group Netherlands B.V.

hec110
Heimstaden Management GmbH

Heimstaden Wohnungsverwaltungs mbH

hec111

Viðauki 2 – Réttarvend uppljóstrara

ÍSLAND

Vernd uppljóstrara

Vernd  uppljóstrara er tvíþætt. Annars vegar telst það ekki brot á þagnar- eða trúnaðarskyldu sem starfsmaðurinn er bundinn að ljóstra upp um ámælisverða háttsemi vinnuveitandans. Gildir það hvort sem slík trúnaðarskylda er lögð á starfsmanninn samkvæmt lögum eða samkvæmt samningi. Hefur slík miðlun upplýsinga hvorki refsi- né skaðabótaábyrgð í för með sér. Uppljóstrunin getur heldur ekki leitt til stjórnsýsluviðurlaga eða til íþyngjandi úrræða að starfsmannarétti, svo sem uppsagnar.

Hins vegar felst í verndinni að tryggja að vinnuveitandi láti ekki starfsmann sinn gjalda fyrir lögmæta uppljóstrun. Rætt er um óréttláta meðferð, en í henni felst t.a.m. að rýra réttindi, breyta starfsskyldum á íþyngjandi hátt eða brottrekstur úr starfi. Ef viðkomandi starfsmanni tekst að leiða líkur á því að hann hafi sætt óréttlátri meðferð fellur það í skaut vinnuveitandans að sanna að ákvörðun sé ekki vegna uppljóstrunarinnar. Ber vinnuveitandanum að greiða bætur fyrir það tjón sem hann veldur með óréttlátri meðferð, bæði vegna fjártjóns og miska, takist sú sönnun ekki.

[1] Fyrir frekari upplýsingar er hægt að kynna sér lög nr. 40/2020.