Datenschutzerklärung
von Heimstaden

1. Einleitung

Diese Datenschutzerklärung enthält alle relevanten Informationen darüber, wie Heimstaden Ihre personenbezogenen Daten in Bezug auf Ihre Beziehung zu Heimstaden erhebt, verarbeitet, weitergibt und speichert.

Dies betrifft Ihre Rolle als:

• Nutzer/Besucher unserer Website www.heimstaden.de (die „Website“);
• Lieferant, Unternehmer, Berater oder anderer Geschäftspartner („Geschäftspartner“);
• Mieter oder Wohnungsbewerber;
• Untermieter;
• Bürgschaften/Sicherheitsgeber oder
• Aktionär.

Die Datenschutzerklärung beschreibt außerdem Ihre Rechte gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen und wie Sie diese ausüben können. Sie können uns jederzeit kontaktieren, falls Sie Fragen haben. Unsere Kontaktdaten finden Sie am Ende dieser Erklärung.

Zusätzlich zu den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungstätigkeiten verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise auch durch Cookies. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

2. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO

Heimstaden Germany GmbH
Erkelenzdamm 11-13
10999 Berlin
Tel.: + 49 30 800 9858 202
E-Mail: datenschutz@heimstaden.de

Sofern für einige Verarbeitung eine gesonderte Verantwortlichkeit vorliegt, wird hierauf bei den betreffenden Verarbeitungen hingewiesen.

2.1. Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der E-Mail: DSB_Heimstaden@riscreen.de.

3. Verarbeitung personenbezogener Daten

3.1. Welche Arten personenbezogener Daten verarbeitet Heimstaden?

3.1.1. Informationen zu Marketing-Cookies

Wenn Sie unsere Website nutzen oder besuchen und im Cookie-Banner unserer Website Ihre Zustimmung zu Marketing-Cookies („Marketing-Cookies“) erteilen, können wir Drittanbieter einsetzen, um Cookies und ähnliche Technologien gemäß den Angaben in unserem Cookie-Banner zu implementieren. Diese Cookies ermöglichen unter anderem die Verfolgung Ihrer Aktivitäten bei der Nutzung unserer Website. Zu Zwecken solcher Marketingaktivitäten erfassen wir folgende personenbezogene Daten: Verhalten auf der Website (Klicks, aufgerufene Seiten, Landingpages), Traffic-Quelle (Suchanfragen, Referral-URL), Nutzerattribute (demografische Daten, Standort, Browser-Informationen), und Kampagnen (angesehene Anzeigen, angeklickte Anzeigen).

Wenn Sie Ihre Zustimmung zum Erhalt von Marketingmaterial von Heimstaden geben, nutzen wir Drittanbieter, um Ihre Aktivitäten in den digitalen Marketing-E-Mails oder Newslettern, die Sie von uns erhalten, zu verfolgen. Sie können sich jederzeit von Marketing-E-Mails abmelden, indem Sie auf den Abmeldelink in der Fußzeile der E-Mail klicken.

3.1.2. Geschäftspartner

Die personenbezogenen Daten, die wir möglicherweise verarbeiten, hängen von Ihrer Beziehung zu Heimstaden und den allgemeinen Umständen ab. Dazu können gehören: Ihr Name, Telefonnummer, Adresse, E-Mail-Adresse, Titel, Bonitätsbewertung von Geschäftspartnern, Material aus potenzieller Kameraüberwachung sowie alle zusätzlichen Informationen, die Sie uns im Rahmen Ihrer Kommunikation mit uns bereitgestellt haben. In einigen Situationen können wir, sofern erforderlich, weitere Arten personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der jeweiligen Geschäftsbeziehung verarbeiten.

3.1.3. Mieter, Untermieter und Wohnungsbewerber

Wenn Sie Mieter oder Untermieter sind, können wir die folgenden personenbezogenen Daten über Sie verarbeiten: Ihren Namen, Ihre persönliche Mieter-ID bzw. Mietvertragsnummer, Ihre Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Zudem verarbeiten wir Informationen zu Ihrer Wohnung, beispielsweise Angaben zur Ausstattung, zu Mängeln, die behoben werden müssen, sowie Berichte über Störungen oder andere Anliegen.
Wenn Sie Wohnungsbewerber sind, können wir die folgenden personenbezogenen Daten über Sie verarbeiten: Ihren Namen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und persönliche Bewerber-/Mietvertragsnummer, Referenzen und frühere Vermieter sowie Informationen zu Ihrer Beschäftigung und finanziellen Situation, die erforderlich sind, um zu beurteilen, ob Sie die Anforderungen für die von Ihnen beantragte Wohnung erfüllen. Wenn Sie sich für ein Studentenwohnheim bewerben, benötigen wir zusätzlich eine Bescheinigung, die bestätigt, dass Sie während der Mietdauer studieren werden.

3.1.4. Bewerber auf Stellenanzeigen

Sofern Sie sich bei uns oder einem mit uns unmittelbar verbundenen Unternehmen bewerben, können wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Vertragsanbahnung und des -abschlusses verarbeiten. Näheres finden Sie hier.

3.1.5. Bürgschaften

Falls Sie im Rahmen von Bürgschaften fungieren, verarbeiten wir Daten aus dem Bürgschaftsformular, einschließlich: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Unterschrift, Telefonnummer und Bonitätsbewertung.

3.1.6. Aktionäre

Die Heimstaden Germany GmbH ist eine Tochtergesellschaft der börsennotierten Heimstaden AB (NASDAQ Stockholm). Verantwortliche Stelle i.S.d. DSGVO ist die Heimstaden AB. Im Rahmen der Erfüllung von aktienrechtlichen Pflichten kann die Heimstaden AB personenbezogene Daten verarbeiten. Näheres hierzu entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung der Heimstaden AB.

3.1.7. Sensible personenbezogene Daten

Zusätzlich zu den oben genannten Situationen können wir weitere Informationen über Sie verarbeiten, die Sie uns bei der Kontaktaufnahme mit unserem Kundenservice zur Verfügung stellen. Falls die Kontaktaufnahme telefonisch erfolgt, wird unser Kundenservice-Mitarbeiter Notizen anfertigen, die personenbezogene Daten – in manchen Fällen auch sensible personenbezogene Daten – enthalten, soweit dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist. Weitergehende Informationen zum Telefonsupport sind dem Gliederungspunkt 8.3 zu entnehmen.
Wir verarbeiten sensible personenbezogene Daten nur, wenn Sie ausdrücklich darin einwilligen. Falls Ihr Anliegen die Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten erfordert, können wir Ihnen nur weiterhelfen, wenn Sie uns hierfür Ihre ausdrückliche Zustimmung erteilen.
Vor der Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten holen wir daher stets Ihre ausdrückliche Einwilligung ein.

3.2. Wie werden Ihre personenbezogenen Daten erfasst?

Personenbezogene Daten werden hauptsächlich durch direkte Interaktionen erfasst, die von Ihnen initiiert werden, z. B. wenn Sie uns telefonisch, per Chatbot oder per E-Mail kontaktieren oder sich auf unserer Website registrieren. Darüber hinaus können personenbezogene Daten von Ihrem Arbeitgeber, bzw. zu Ihrer finanziellen Situation erfragt werden (Gehaltsnachweise). Hierfür würden wir, bei Bedarf, Ihre Zustimmung einholen bzw. Sie um die Zurverfügungstellung dieser Dokumente bitten. Weitere ggfs. benötigte Daten könnten Referenzen von früheren Vermietern, aus offiziellen Registern, von Gemeinden und Behörden sein. In bestimmten Fällen können personenbezogene Daten von anderen Unternehmen im Zusammenhang mit dem Erwerb von Immobilien durch Heimstaden erhoben werden – insbesondere, wenn Sie Kunde des Verkäufers sind oder waren.

Falls es einen berechtigten Grund gibt, würden wir Sie bitten Ihre Bonitätsbewertung einzuholen. Die von der Kreditbewertungsagentur bereitgestellten Informationen würden wir, falls durch Sie eingeholt, verarbeiten.

Zudem kann Heimstaden personenbezogene Daten aktualisieren, um sicherzustellen, dass keine veralteten Informationen über Sie verarbeitet werden.

3.3. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

3.3.1. Informationen zu Marketing-Cookies

Diese Tools werden verwendet, um die Funktionen und die Benutzererfahrung unserer Website zu verbessern sowie ein Profil Ihrer Interessen zu erstellen und Ihnen relevante Werbung auf anderen Websites anzuzeigen. Sie basieren auf der eindeutigen Identifizierung Ihres Browsers und Ihres Internetgeräts. Weitere Informationen zu den spezifischen Tools, die wir verwenden, finden Sie in der Cookie-Richtlinie von Heimstaden.

3.3.2. Geschäftspartner

Wir verarbeiten personenbezogene Daten über Sie, um unsere Geschäftsbeziehung mit Ihnen oder dem Unternehmen, das Sie vertreten, zu verwalten (einschließlich der Erfüllung von Verpflichtungen, Verwaltung, Nachverfolgung von Lieferungen, Abwicklung Bestellung usw.), sowie um mit Ihnen in Kontakt zu treten.

3.3.3. Mieter und Wohnungssuchende

Personenbezogene Daten von Mietern werden hauptsächlich verarbeitet, damit Heimstaden seine Pflichten als Vermieter erfüllen kann, um Mietverträge vorzubereiten, zu verwalten und durchzuführen sowie unser Verwaltungs- und Vermietungsgeschäft zu betreiben.

Wir können auch personenbezogene Daten von Mietern im Zusammenhang mit Marketingkommunikation verarbeiten, wie z. B. Veröffentlichungen von Beiträgen, Bildern, Videos usw. in sozialen Medien (z. B. Facebook, LinkedIn und Instagram) sowie Veröffentlichungen von Beiträgen, Bildern und Videos für den internen Gebrauch (z. B. in unserem Intranet). Falls wir Ihre personenbezogenen Daten für einen dieser Zwecke verarbeiten möchten, erhalten Sie im Voraus gesonderte Informationen und, falls erforderlich, bitten wir um Ihre Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für diesen Zweck.

Personenbezogene Daten von Wohnungssuchenden werden zum Zweck der Verwaltung von Wohnungsbewerbungen verarbeitet, einschließlich der Beurteilung, ob Sie die relevanten Anforderungen für die beantragte Wohnung erfüllen.

3.3.4. Bürgschaften

Personenbezogene Daten, die Heimstaden im Rahmen einer persönlichen Bürgschaft zur Verfügung gestellt werden, werden von Heimstaden in dem Umfang verarbeitet, der für die Verwaltung und Durchführung der persönlichen Bürgschaft und/oder der geltenden gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich ist.

3.3.5. Bewerber auf Stellenanzeigen

Sofern Sie sich bei uns oder einem mit uns unmittelbar verbundenen Unternehmen bewerben, können wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Vertragsanbahnung und des -abschlusses verarbeiten. Näheres finden Sie hier.

3.3.6. Aktionär

Bzgl. der Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Aktionären verweisen wir auf Abschnitt 3.1.6 Aktionär).

4. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

4.1. Einwilligung

4.1.1. Geschäftspartner

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Geschäftspartnern, die nicht unmittelbar mit der Vertragsanbahnung und Erfüllung in Verbindung stehen, wird nur auf Basis einer Einwilligung erhoben und verarbeitet. Dies umfasst v.a. Tätigkeiten wie Einladungen zu Veranstaltungen zur Pflege der Geschäftsbeziehung.

4.1.2. Mieter und Wohnungssuchende

Personenbezogene Daten von Mietern und Wohnungssuchenden die nicht unmittelbar mit der Vertragsanbahnung und Erfüllung in Verbindung stehen werden nur auf Basis einer Einwilligung erhoben und verarbeitet. Dies umfasst u.a. die Nutzung des Mieterportals MyHome (sieh hierzu Abschnitt 8.1) und des KI-Chatbots auf der Webseite (Siehe hierzu Abschnitt 8.2), die Verteilung von Informationen oder Newslettern an Mieter, das Anbieten von Dienstleistungen durch unsere Geschäftspartner, wie z. B. Telekommunikationspartner Wenn Sie unseren Newsletter nicht erhalten möchten, können Sie sich entweder durch Kontaktaufnahme mit uns über die unten angegebenen Kontaktdaten oder über den Link in der erhaltenen E-Mail abmelden.

4.1.3. Nutzer/Besucher der Webseite

Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Besuchern und Nutzern der Website, die über eine Sicherstellung der Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Webseite hinausgehen, erfolgt auf Basis einer Einwilligung. Die Einwilligung benötigen wir, um Ihren Besuch und Angebote auf der Webseite besser zu gestalten.

4.1.4. Bewerber auf Stellenanzeigen

Sofern Sie sich bei uns oder einem mit uns unmittelbar verbundenen Unternehmen bewerben, können wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Die Bereitstellung von personenbezogenen Daten durch Sie stellt eine konkludente Einwilligung Ihrerseits dar. Näheres finden Sie hier.

4.2. Erfüllung eines Vertrags

4.2.1. Geschäftspartner

Die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck der Verwaltung unserer Geschäftsbeziehung in verschiedenen Bereichen erfolgt, damit wir den Vertrag oder die Vereinbarung, auf der unsere Geschäftsbeziehung basiert, erfüllen können.

4.2.2. Mieter und Wohnungssuchende

Personenbezogene Daten von Mietern und Wohnungssuchenden werden verarbeitet, damit wir unseren Verpflichtungen als Vermieter gemäß dem Interesse an einem Mietobjekt, einem Mietvertrag und den geltenden Gesetzen, die das Mietverhältnis regeln, nachkommen können. Dies umfasst u.a. auch die Nutzung des Mieterportals MyHome (sieh hierzu Abschnitt 8.1) und des KI-Chatbots auf der Webseite (Siehe hierzu Abschnitt 8.2). Wenn Sie sich für eine Wohnung bewerben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Vertragsanbahnung sowie basierend auf unserem berechtigten Interesse, um relevante Informationen über Sie zu sammeln, um Ihnen geeignete Wohnungen innerhalb unseres Mietgeschäfts anzubieten.

Wenn Sie als registrierter Vormund oder Verwalter eines Mieters fungieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Vertragsanbahnung sowie basierend auf unserem berechtigten Interesse, das Mietverhältnis mit dem betreffenden Mieter zu verwalten.

4.2.3. Bürgschaften

Wenn Sie ein Bürge sind, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Vertragserfüllung und basierend auf unserem berechtigten Interesse, die persönliche Bürgschaft vorzubereiten, zu verwalten und durchzuführen, oder basierend auf einer gesetzlichen Verpflichtung.

4.2.4. Bewerber auf Stellenanzeigen

Sofern Sie sich bei uns oder einem mit uns unmittelbar verbundenen Unternehmen bewerben können wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Vertragsanbahnung und des -abschlusses verarbeiten. Näheres finden Sie hier.

4.3. Berechtigtes Interesse

4.3.1. Allgemein

Sofern es erforderlich ist, verarbeitet Heimstaden personenbezogene Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrags hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von Heimstaden oder von Dritten, sofern nicht Ihre Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten überwiegen.
Solche berechtigten Interessen können insbesondere sein:
• Die Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken im Rahmen jeweils nationaler Regelungen,
• die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
• die Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs von Heimstaden
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten.
Sofern sich eine Verarbeitung ausschließlich auf die Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses bezieht bzw. dies die alleinige Rechtsgrundlage darstellt, führt Heimstaden eine entsprechende Interessensagwägung durch.

4.3.2. Nutzer/Besucher der Website

Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Besuchern und Nutzern der Website erfolgt grundsätzlich auf Basis einer Interessenabwägung. Das berechtigte Interesse ist z.B. regelmäßig bei technischen Cookies der Fall. Für weitergehende Analysen, die über den originären Betrieb der Website hinausgehen z.B. Marketing-Cookies ist regelmäßig eine Einwilligung erforderlich.

4.3.3. Geschäftspartner

Die Verarbeitung personenbezogener Daten, die nicht direkt mit der Anbahnung und/oder Erfüllung des Vertrags oder der Vereinbarung verbunden sind, auf der unsere Geschäftsbeziehung basiert, kann auf Basis einer Interessenabwägung erfolgen. Dies schließt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zweck der Kontaktaufnahme und des Versendens von Einladungen zu Veranstaltungen ein. Wenn Sie unseren Newsletter oder sonstige nicht vertragsbezogene Kommunikation nicht erhalten möchten, können Sie sich entweder durch Kontaktaufnahme mit uns über die unten angegebenen Kontaktdaten oder über den Link in der erhaltenen E-Mail abmelden.

4.3.4. Mieter und Wohnungssuchende

Die Verarbeitung personenbezogener Daten, die nicht direkt mit der Erfüllung des Mietvertrags verbunden ist und für die keine Einwilligung erforderlich ist, kann auf Basis einer Interessenabwägung erfolgen. Eine Einwilligung ist u.a. für die Nutzung des Mieterportals MyHome (sieh hierzu Abschnitt 8.1) und des KI-Chatbots auf der Webseite (Siehe hierzu Abschnitt 8.2), sowie für den telefonischen Kundensupport (siehe hierzu Abschnitt 8.3) erforderlich. Unter Umständen erfolgt die Kameraüberwachung in Gemeinschaftsräumen von Immobilien im Rahmen unseres Miet- oder Verwaltungsgeschäfts zum Schutz der Liegenschaften und der Mieter auf Basis eines berechtigten Interesses.
Wenn Sie sich für eine Wohnung bewerben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten basierend auf unserem berechtigten Interesse, um relevante Informationen über Sie zu sammeln, um Ihnen geeignete Wohnungen innerhalb unseres Mietgeschäfts anzubieten.
Wenn Sie als registrierter Vormund oder Verwalter eines Mieters fungieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten basierend auf unserem berechtigten Interesse, das Mietverhältnis mit dem betreffenden Mieter zu verwalten.

4.3.5. Bürgschaften

Wenn Sie ein Bürge sind, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten basierend auf unseren berechtigten Interessen, die persönliche Bürgschaft vorzubereiten, zu verwalten und durchzuführen, oder basierend auf einer gesetzlichen Verpflichtung.

4.3.6. Bewerber auf Stellenanzeigen

Sofern Sie sich bei uns oder einem mit uns unmittelbar verbundenen Unternehmen bewerben können wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Vertragsanbahnung und des – abschlusses und sich daraus ggf. ergebender Rechtsstreitigkeiten aufgrund unseres berechtigten Interesses verarbeiten. Näheres finden Sie hier.

4.3.7. Aktionäre

Bzgl. der Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Aktionären verweisen wir auf Abschnitt 3.1.5 Aktionär).

4.3.8. Soziale Medien

Zur Vergrößerung der Reichweite betreiben wir öffentlich zugängliche Profile in sozialen Netzwerken. Soziale Netzwerke wie beispielsweise Facebook, LinkedIn oder Youtube können Ihr Nutzerverhalten in der Regel umfassend analysieren, sobald Sie deren Webseite besuchen. Auch durch den Besuch unserer Social-Media-Präsenzen werden zahlreiche datenschutzrelevante Verarbeitungsvorgänge ausgelöst. Die von den sozialen Netzwerken initiierten Analyseprozesse beruhen ggf. auf abweichenden Rechtsgrundlagen, die von den Betreibern der sozialen Netzwerke anzugeben sind. Sobald Sie das entsprechende Icon des Sozialen Mediums anklicken, fallen Sie in den datenschutzrechtlichen Anwendungsbereich des jeweiligen Plattformbetreibers. Beim Besuch unserer Auftritte in den sozialen Medien sind sowohl wir als auch der Plattformbetreiber gemeinsam für bestimmte Verarbeitungsvorgänge, die unseren spezifischen Auftritt betreffen, verantwortlich. Bitte beachten Sie, dass wir trotz der in einigen Fällen vorliegenden gemeinsamen Verantwortlichkeit nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der Netzwerk-Portale haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters.
In diesem Zusammenhang verarbeiten wir Ihre Daten, um mit Ihnen auf Ihre Anfragen oder Beiträge in Kontakt treten zu können.

4.3.9. Besondere Verarbeitungssituationen

4.3.9.1. Videoüberwachung

Zum Zweck des Schutzes der Heimstaden Mitarbeiter, von Mietern und ggf. berechtigten Dritten vor Gewalttaten und Bedrohungen, der Sicherung von bestimmten Liegenschaften (Firmengebäude, bestimmte Liegenschaften und Baustellen) von Heimstaden vor Einbruch und Sachbeschädigung, Wahrung des Hausrechts sowie Aufdeckung und Verfolgung von Straftaten verarbeitet Heimstaden Bewegtbilder definierter und abgegrenzter Bereiche, auf denen Personen abgebildet sein können, sowie Ort und Zeit der Aufnahmen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse insoweit besteht in unserer Verpflichtung zum Schutz unserer Mitarbeiter, unserer Mieter und unseres Eigentums und unserer Organisationshoheit, sowie der Möglichkeit, Straftaten aufzudecken und verfolgen zu lassen und mögliche zivilrechtliche Ansprüche durchsetzen zu können. Zugriff zu den Daten haben nur berechtigte Mitarbeiter. Eine Auswertung der Aufzeichnungen erfolgt nur im Falle des Verdachts eines Verstoßes gegen das Hausrecht oder dem Verdacht einer Straftat. In diesen Fällen kann eine Übermittlung der relevanten Daten an Strafverfolgungsbehörden, Gerichte und Rechtsanwälte erfolgen. Aufzeichnungen von Videoüberwachungsanlagen werden regelmäßig spätestens nach 72 Stunden gelöscht. Bei Verdacht einer Straftat werden relevante Daten bis zum Abschluss der straf- und zivilrechtlichen Verfahren gespeichert.

4.4. Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einer gesetzlichen Verpflichtung kann aus unterschiedlichen Gründen vorliegen. Diese können sein: behördliche Auskunftsersuchen, Übermittlung von Daten an Behörden im Rahmen der Bereitstellung von Wohnraum sowie ggf. im Rahmen von Sozialversicherungsrechtlichten Pflichten.

4.5. Informationen zu Marketing-Cookies

Die Verwendung von Marketing-Cookies basiert auf Ihrer Zustimmung, die über den Cookie-Banner von Heimstaden eingeholt wird. Sollten Sie Ihre Meinung ändern, können Sie Ihre Zustimmung widerrufen, indem Sie auf das Symbol in der unteren linken Ecke klicken.

5. Speicherdauer Ihrer Daten

5.1. Allgemein

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns so lange aufbewahrt und verarbeitet, bis die Verarbeitung für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich ist, es sei denn, die Daten müssen aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung länger aufbewahrt werden.
Die für unsere Buchführung erforderlichen Informationen (z. B. Informationen zu Bestellungen, Rechnungen, Mietrechnungen und Zahlungen) sowie Steuerdokumentation müssen gesetzlich mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Bitte beachten Sie, dass einige Daten länger aufbewahrt werden. Beispielsweise werden Rechnungsinformationen länger als sieben Jahre aufbewahrt, um Nachverfolgungen vorzunehmen.
Eine Löschung Ihrer Daten erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen oder vertraglichen Fristen – beispielsweise steuerlicher- oder handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen oder Fristen, die sich aus sonstigen gesetzlichen oder rechtlich Gründen ergeben. Weitere, nicht der Aufbewahrungspflicht unterliegende Daten, werden nach Wegfall der beschriebenen Zweckbindung und/oder begründeter Aufbewahrungsfristen gelöscht.
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf Basis Ihrer Zustimmung verarbeiten, bewahren wir diese Daten nur so lange auf, wie wir Ihre Zustimmung dazu haben.

5.2. Informationen zu Marketing-Cookies

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, die in den Marketing-Cookies enthalten sind, für einen bestimmten Zeitraum. Details dazu sind im Cookie-Banner von Heimstaden verfügbar.

5.3. Geschäftspartner

Personenbezogene Daten werden in der Regel so lange aufbewahrt, bis wir keine Geschäftsbeziehung mehr mit dem Unternehmen haben, das Sie vertreten, oder bis Sie das Unternehmen nicht mehr vertreten. Personenbezogene Daten, die zur Versendung von Einladungen zu Veranstaltungen verarbeitet werden, werden so lange aufbewahrt, wie Sie als Kontaktperson für das Unternehmen tätig sind. Personenbezogene Daten, die zur Verwaltung von Veranstaltungen verarbeitet werden, werden spätestens drei Monate nach der Veranstaltung gelöscht.

5.4. Mieter

Ein Großteil der personenbezogenen Daten von Mietern wird während der Mietdauer und bis zur endgültigen Begleichung aller Forderungen aufbewahrt. Material aus möglicher Kameraüberwachung öffentlicher Räume wird im Regelfall nur für die gesetzlich zulässige Frist von 72 Stunden aufbewahrt und regelmäßig während der Mietdauer gelöscht sofern keine gesetzliche Pflicht (z.B. behördliche Anordnung) oder ein berechtigtes Interesse (z.B. zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen) vorliegt. Bei Protokollen aus elektronischen Buchungs- und Schlüsselsystemen wird lediglich ein Abgleich vorgenommen. Eine Datenspeicherung findet hier nicht statt.
Wenn Sie als registrierter Vormund oder Verwalter eines Mieters fungieren, werden Ihre personenbezogenen Daten für den gleichen Zeitraum wie die des vertretenen Mieters aufbewahrt.

5.5. Wohnungssuchende

Wenn Sie ein Wohnungssuchender sind, werden Ihre personenbezogenen Daten nur so lange verarbeitet, wie Sie als Bewerber verbleiben möchten. Informationen zu Interessensbekundungen für einzelne Mietobjekte werden kurz nach der Zuweisung der betreffenden Wohnung gelöscht. Wenn Ihnen keine Wohnung zugewiesen wurde, weil Sie unsere Mietanforderungen nicht erfüllt haben, wird eine kurze Beschreibung darüber für drei Monate aufbewahrt.

5.6. Bürgschaften

Heimstaden bewahrt personenbezogene Daten über Bürgschaften bis zum Ablauf des Mietvertrags, für den die persönliche Bürgschaft unterzeichnet wurde, oder so lange auf, wie es zur Überwachung möglicher Ansprüche erforderlich ist.

5.7. Bewerber auf Stellenanzeigen

Sofern Sie sich bei uns oder einem mit uns unmittelbar verbundenen Unternehmen bewerben, können wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Vertragsanbahnung und des -abschlusses verarbeiten. Willigen Sie nicht in eine verlängerte Speicherdauer ein und kommt es auch nicht zu einer Anstellung, so werden Ihre Daten im Regelfall im Rahmen der gesetzlich zulässigen Periode von 6 Monaten gelöscht. Näheres hierzu finden Sie hier.

5.8. Chatbots und Telefonischer Support/Kontakt

Wir speichern Daten aus Chatprotokollen sowie Telefonkontakten nur so lange, wie dies für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist, und darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder wir ein berechtigtes Interesse an einer Dokumentation (z. B. Nachweisführung) haben.

5.9. Aktionär

Bzgl. der Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Aktionären verweisen wir auf Abschnitt 3.1.5 Aktionär).

5.10. Soziale Medien

Beachten Sie, dass wir trotz der in einigen Fällen vorliegenden gemeinsamen Verantwortlichkeit nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der Netzwerk-Portale haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters. Dieses gilt z.B. auch für die Aufbewahrung von personenbezogenen Daten. Während wir diese erfassten Daten nach Wegfall des Zweckes der Verarbeitung, dem Widerruf der Einwilligung, einer Aufforderung Daten zu löschen oder dem Wegfall der Rechtsgrundlage für die Datenspeicherung löschen, haben wir keinen Einfluss auf die Speicherung Ihrer Daten die Plattformbetreiber zu eigenen Zwecken erfasst haben und verarbeiten. Wir verweisen hierzu auf die Betreiber der sozialen Netzwerke.

6. Sicherheitsmaßnahmen

Heimstaden hat Richtlinien, Standards und Verfahren entwickelt und umgesetzt, um sicherzustellen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf sichere Weise erfolgt. Als allgemeine Regel wird der Zugang zu personenbezogenen Daten nur den Mitarbeitern des Unternehmens gewährt, die diesen Zugang benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen. Unsere Mitarbeiter und die von uns beauftragten Dienstleistungsunternehmen sind zur Verschwiegenheit und Einhaltung der Bestimmungen der anwendbaren Datenschutzgesetze und zur Gewährleistung von entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen vertraglich verpflichtet. Dienstleister unterliegen besonderen vertraglichen Pflichten im Zusammenhang mit der Sicherstellung des Datenschutzes. Siehe hierzu auch Abschnitt 7.

Das Unternehmen trifft angemessene technische sowie organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Veränderung, Zerstörung und vor dem Zugriff unberechtigter Personen oder unberechtigter Weitergabe zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung ständig verbessert. In Bezug auf sensible personenbezogene Daten haben wir bestimmte Zugangskontrollmaßnahmen eingeführt, die einen besseren Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gewährleisten.

Unsere Sicherheitssysteme wurden mit einem Fokus auf Ihre Privatsphäre entwickelt und bieten einen hohen Schutz vor Eindringlingen, Löschungen und anderen Modifikationen, die Risiken für Ihre Privatsphäre darstellen könnten.
Bei der Nutzung von Angeboten in Sozialen Medien haben wir keinen Einfluss auf die jeweiligen technischen und organisatorischen Maßnahmen der Plattformbetreiber. Wir verweisen hierzu auf die entsprechenden Datenschutzerklärungen der Plattformbetreiber.

7. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

7.1. Allgemein

Grundsätzlich erhalten nur unsere Mitarbeiter Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten, sofern ein unmittelbarer Bezug ihrer Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Vertragserfüllung besteht. Zudem teilen wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist, anderen Empfängern mit, die für uns Dienstleistungen im Zusammenhang mit unserer Website erbringen. Teilweise erhalten unsere Dienstleister Ihre personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter, gemeinsame Verantwortliche oder eigenständig Verantwortliche in dem für die Leistungserbringung notwendigen Umfang. Auftragsverarbeiter (z.B. IT-Dienstleister, Agenturen, Druckereien, Lettershops, Aktenvernichter, Ablesedienste) sind bei dem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten streng an unsere Weisungen gebunden und deren Mitarbeiter auf die Vertraulichkeit verpflichtet. Teilweise agieren die Empfänger eigenständig mit Ihren Daten, die wir an diese übermitteln, sofern diese Funktionen für uns übernehmen bzw. wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben dazu verpflichtet sind (z.B. Logistikunternehmen, Auskunfteien, öffentliche Stellen, Institutionen oder Behörden). In jedem Falle sind alle Dienstleister auf den datenschutzrechtlichen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet. An nachfolgende Dienstleister können Ihre Daten weitergegeben werden:
• Verbundene Unternehmen innerhalb der Heimstaden Gruppe als Teil eines konzerninternen, arbeitsteiligen Prozesses zur Durchführung von Verträgen oder wenn diese als Auftragsverarbeiter für uns tätig sind und z.B. IT-Dienstleistungen erbringen,
• Servicedienstleister, um z.B. Reparaturen, Instandhaltungsarbeiten und Serviceleistungen rund um Ihre Wohnung auszuführen und Ihre Anfragen entgegenzunehmen und zu bearbeiten,
• Agenturen, Druckereien und Lettershops, die uns bei der Durchführung von z.B. werblichen Maßnahmen unterstützen,
• IT- und Software-Dienstleister, die z.B. bei der Administration und der Wartung der Systeme unterstützen, Softwarelösungen zur Datenspeicherung,
• Dienstleister, die uns z.B. bei der Geltendmachung unserer Rechte unterstützen,
• Öffentliche Stellen und Institutionen, soweit wir rechtlich dazu verpflichtet sind.
Heimstaden kann Ihre personenbezogenen Daten auch weitergeben, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, und diese können an öffentliche Behörden weitergegeben werden, wenn dies gesetzlich erforderlich ist.
Sofern eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR erforderlich ist, verweisen wir auf die besonderen Regelungen in Abschnitt 8.

7.2. Informationen zu Marketing-Cookies

Detailliertere Informationen darüber, an welche Dritten wir personenbezogene Daten weitergeben und deren jeweilige Datenschutz- und Cookie-Richtlinien sowie Kontaktinformationen sind im Cookie-Banner von Heimstaden verfügbar.

7.3. Geschäftspartner

Soweit erforderlich, können wir Ihre personenbezogenen Daten an unsere Geschäftspartner weitergeben, die im Auftrag von Heimstaden Dienstleistungen erbringen damit diese ihre vertraglichen Pflichten erfüllen können. Gesammelte personenbezogene Daten werden in erster Linie mit unseren IT-Dienstleistern geteilt, um unsere IT-Systeme zu warten und zu pflegen und je nach Geschäftsbeziehung auch mit unseren Buchhaltern und unserer Bank.

7.4. Mieter und Wohnungssuchende

Soweit sie die personenbezogenen Daten benötigen, um ihre Dienstleistungen zu erbringen, können Ihre personenbezogenen Daten an unsere Geschäftspartner weitergegeben werden. Folgende Konstellationen bzw. Geschäftspartner sind hier möglich:
• Kundenzufriedenheitsumfragen,
• Inkasso,
• Instandhaltung von Immobilien,
• Stromversorgungsnetze,
• Telekommunikation,
• Hausratversicherung,
• externe Bereitschaftsdienste,
• Buchhaltung,
• Sicherheitsdienste,
• Agenturen,
• Druckereien bzw. Lettershops,
• IT- und Softwaredienstleister
Ihre personenbezogenen Daten können auch an öffentliche Behörden oder Kommunen weitergegeben werden, zum Beispiel im Rahmen von Strafermittlungen, Störungsmeldungen oder Vertragskündigungen an Sozialdienste sowie für Wohnungsanpassungen. Bei einer Veräußerung des von Ihnen bewohnten Objekts oder in bestimmten Fällen, in denen Sie früher dort gewohnt haben, können personenbezogene Daten an potenzielle Käufer und deren Berater weitergegeben werden, sofern noch Rechtsansprüche aus Mietvertragspflichten gegen Sie bestehen. Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn es noch offene Forderungen zwischen Mieter und Vermieter gibt und es ggf. noch Aufbewahrungsfristen im gleichen Kontext gibt.

7.5. Bewerber auf Stellenanzeigen

Sofern Sie sich bei uns oder einem mit uns unmittelbar verbundenen Unternehmen bewerben können wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Vertragsanbahnung und des -abschlusses an verbundene Unternehmen und Dienstleister übermitteln. Näheres hierzu finden Sie hier.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Bewerberinnen und Bewerbern im Rahmen der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Zur Abwicklung und Optimierung des Recruitingprozesses bedienen wir uns teilweise externer Dienstleister (insbesondere Anbieter von Bewerbermanagement- und HR-Systemen, IT- und Hosting-Dienstleister, Kommunikationstools, Videokonferenz- und Terminplanungstools sowie ggf. Beratungs- oder Assessment-Dienstleister).

Im Recruitingprozess können zudem KI-gestützte Tools eingesetzt werden, insbesondere zur Unterstützung bei der Strukturierung, Auswertung oder Zusammenfassung von Bewerbungsunterlagen und Kommunikation. Der Einsatz dieser Tools erfolgt unter menschlicher Aufsicht und dient ausschließlich der Unterstützung unserer Recruiter:innen. Es erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern eine rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Entscheidungen über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses werden stets von verantwortlichen Personen getroffen.

8. Besondere Verarbeitungen personenbezogener Daten

8.1. Mieterportal MyHome

Wenn Sie unser kostenfreies Mieterportal MyHome nutzen möchten, ist es notwendig, dass Sie Ihre Anmeldung via eines Double-Opt-In Verfahrens bestätigen. Durch ihre erfolgreiche Anmeldung bei unserem Mieterportal MyHome stimmen Sie den Nutzungsbedingungen für dieses Tool zu. Die hierfür geltenden Nutzungsbedingungen werden Ihnen im Rahmen Ihrer Anmeldung mitgeteilt und Ihre Zustimmung, falls Sie dies möchten, eingeholt. Für die Anmeldung bei MyHome ist es notwendig, dass wir bestimmte personenbezogene Daten verarbeiten, um Ihren Nutzeraccount entsprechend erstellen zu können. Bei diesen Daten handelt es sich im Wesentlichen um Ihren Namen und die Adresse des Objekts, in dem sie wohnen sowie Ihre E-Mail-Adresse. Die Angabe weiterer Daten wie Ihrer Telefonnummer ist freiwillig.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist u.a. die Erfüllung des Mietvertrages und unser berechtigtes Interesse Ihnen eine Kommunikationsplattform mit Heimstaden anzubieten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Darüber hinaus willigen Sie durch das Double-Opt-In-Verfahren in die Nutzung des Mieterportals MyHome ein. Die Nutzung von MyHome ist freiwillig.

Das Mieterportal ist mit unserem Objekt- und Mietvertragsverwaltungssystem verbunden. Wesentlicher Zweck des Mieterportals MyHome ist die Kommunikation mit Mietinteressent:innen und Mieter:inen zu allen mietvertragsrelevanten Sachverhalten. Mietinteressent:innen und Mieter:innen erhalten darüber hinaus auch Zugriff auf aktuelle mietvertragsbezogenen Dokumente wie Mietvertrag, Nebenkostenabrechnungen, Mieterdaten, einschließlich Abrechnungsinformationen wie Mietkonto, Anfragen und sonstige mit der Mietvertragsverwaltung zusammenhängenden Kommunikation wie z.B. Änderungen von Vertragsdaten, Mängelanzeigen und Betroffenenrechte. Daten werden nur so lange wie gesetzlich und datenschutzrechtlich zulässig aufbewahrt. Der Zugang zu MyHome ist personen- und mietvertragsbezogen und für Dritte durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, wie Berechtigungskonzept und Verschlüsselung, nicht zugänglich. Zugang haben ausschließlich, mietvertragskontobezogen, berechtigte Mieter:innen und mit der Vertragsverwaltung beauftragten Mitarbeiter:innen.

Wir speichern die Daten Ihres Accounts so lange wie der Account besteht und gegebenenfalls darüber hinaus, wenn Kommunikationen oder Inhalte in MyHome gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach der Abgabenordnung oder dem Handelsgesetzbuch unterliegen.

8.2. KI-Chatbot

Wir stellen auf unserer Website einen Chatbot als Kommunikations- und Servicekanal bereit. Der Chatbot dient der automatisierten Beantwortung allgemeiner Fragen rund um unsere Mietobjekte, Dienstleistungen und Prozesse. Bei der Nutzung des Chatbots verarbeiten wir die Inhalte der Nachricht (Chatverlauf), ggf. Metadaten (z. B. Zeitpunkt, Sprache) sowie technische Informationen, die für die Bereitstellung erforderlich sind (z. B. IP-Adresse, Geräte-/Browserinformationen, Logdaten). Sofern Sie im Chat freiwillig personenbezogene Daten angeben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Vertrags-/Vorgangsnummer), werden diese Daten ebenfalls verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt zur Beantwortung der Anfrage, zur Verbesserung unseres Services, zur Fehleranalyse sowie zur Sicherstellung der IT-Sicherheit und Missbrauchsprävention. Soweit erforderlich, können Chat-Inhalte zur Dokumentation des Vorgangs und zur Qualitätssicherung verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Kontext auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mietvertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kundenkommunikation, IT-Sicherheit und Missbrauchsprävention) und – soweit erforderlich – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), z. B. wenn besondere Kategorien personenbezogener Daten i. S. d. Art. 9 DSGVO betroffen sind oder wenn wir die Chat-Inhalte für weitergehende Zwecke nutzen.
Chat-Inhalte werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Darüber hinaus speichern wir Daten nur, sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Bitte übermitteln Sie im Chat keine sensiblen Informationen (z. B. Gesundheitsdaten, Daten zu politischen Meinungen, Religionszugehörigkeit) und keine Zugangsdaten. Der Chatbot kann automatisierte Antworten geben – bei komplexen Anliegen kann eine Weiterleitung an Mitarbeiter von Heimstaden erfolgen. Bitte beachten Sie, dass die vom Chatbot bereitgestellten Informationen unverbindlich sind und keine rechtliche Beratung darstellen.
Trotz sorgfältiger Programmierung kann es zu inhaltlichen Fehlern oder Missverständnissen kommen.

Ihre im Rahmen der Chatbot-Nutzung übermittelten Daten werden nicht für automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO verwendet. Mit der aktiven Nutzung dieses Dienstes erklären Sie sich mit diesen Bedingungen einverstanden.

8.3. Telefonsupport/-Kontakt

Wenn Sie mit uns telefonisch Kontakt aufnehmen (z. B. im Rahmen von Kundenservice, Support, Termin- oder Rückfragen), verarbeiten wir die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten. Dazu gehören insbesondere Ihre Kontaktdaten, Vertrags-/Kundendaten (z.B. Mietvertragsnummer), Angaben zu Ihrem Anliegen sowie Kommunikations- und ggf. Metadaten (z. B. Zeitpunkt und Dauer des Anrufs). Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihres Anliegens, zur Kundenbetreuung sowie zur Dokumentation des Vorgangs. Im Rahmen der Gesprächsannahme erfolgt die Identifikation des Anrufers regelbasiert und das Routing eines Gesprächs sowie die Erstellung einer Gesprächsnotiz wird unter Zuhilfenahme von KI durchgeführt.
Eine klassische Telefonaufzeichnung erfolgt nicht. Allerdings wird für die Erstellung der automatisierten Telefonzusammenfassung bzw. für die Transkription des Gesprächs eine kurze Zwischenspeicherung einzelner Sequenzen vorgenommen und im Anschluss direkt wieder gelöscht. Hierfür erfragen wir vor Beginn des Telefonats Ihre Einwilligung. Sollten Sie hierfür nicht Ihre Einwilligung geben, wird der zuständige Mitarbeiter manuell ein Telefonprotokoll erstellen.
Zum Zweck der Qualitätssicherung und Schulung kann es in Einzelfällen vorkommen, dass ein Gespräch mitgehört wird. Dies erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer vorherigen aktiven Einwilligung (z. B. ausdrückliche Zustimmung zu Beginn des Telefongesprächs).
Erteilen Sie keine Einwilligung oder widersprechen Sie einer Aufzeichnung zur Qualitätssicherung, findet selbstverständlich kein Mithören zu Trainings- bzw. Qualitätszwecken statt; die Bearbeitung Ihres Anliegens bleibt davon selbstverständlich unberührt. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Für die Bereitstellung unseres Telefonservices setzen wir einen Dienstleister ein.
Rechtsgrundlagen
Je nach telefonischem Anliegen stützen wir die Verarbeitung auf folgende Rechtsgrundlagen:
• Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen – soweit Ihr Anruf der Durchführung oder Anbahnung eines Vertrags (z.B. Mietvertrag) dient.
• Berechtigtes Interesse – soweit die Verarbeitung zur effizienten Bearbeitung allgemeiner Anfragen, zur sachgerechten Beantwortung bzw. Ausführung von Kundenanfragen erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen.
• Einwilligung – für die Erstellung der Zusammenfassung des Telefongesprächs und für ein etwaiges Mithören oder eine Transkription zu Trainings- bzw. Qualitätszwecken.

9. Übermittelung Ihrer Daten außerhalb der EU/EWR

Falls Ihre Daten in Länder außerhalb der EU/EWR übermittelt werden, sorgen wir für angemessene Schutzmaßnahmen. Weitere Informationen erhalten Sie auf Anfrage per E-Mail an datenschutz@heimstaden.de.

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies im Rahmen der Abwicklung unserer vertraglichen Beziehungen erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Dies geschieht unter Beachtung der Anforderungen aus Art. 44ff. DSGVO.

Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU- Standardvertragsklausel zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet. Sofern und soweit für den jeweiligen Drittstaat ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO besteht, kann die Datenübermittlung auch auf Grundlage dieses Angemessenheitsbeschlusses erfolgen (z. B. bei Übermittlungen in die USA an nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifizierte Unternehmen).Gegebenenfalls werden im Falle der Notwendigkeit ergänzende Maßnahmen vereinbart, die ein angemessenes Datenschutzniveau in jedem Fall gewährleisten und die Rechte der betroffenen Personen in erforderlichem Umfang wahren. Daneben können Drittstaatentransfers auch auf Grundlage von verbindlichen internen Datenschutzvorschriften, sogenannten Binding Corporate Rules (BCR), im Sinne des Art. 47 DSGVO erfolgen. Nichtsdestotrotz besteht aufgrund der Gesetze von Nicht-EU-Staaten (z.B. im Rahmen des sog. Cloud-Act in den USA) auch bei Abschluss dieser Vereinbarungen und Regelwerke die Möglichkeit, dass insbesondere staatliche Stellen auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, ohne dass wir dies verhindern, unterbinden oder kontrollieren können. Aus diesen Gründen umfasst Ihre Einwilligung z.B. zum Einsatz von Cookies auch den Zweck der Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU.
Im Übrigen übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nicht in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR oder an internationale Organisationen.

10. Ihre Betroffenenrechte

• Sie haben das Recht, Informationen darüber anzufordern, welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten und wie diese verwendet werden. Diese Informationen werden Ihnen in Form eines Registerauszugs zur Verfügung gestellt.
• Falls die personenbezogenen Daten, die wir über Sie verarbeiten, ungenau oder unvollständig sind, können Sie deren Korrektur oder Ergänzung anfordern.
• In bestimmten Fällen haben Sie das Recht, „vergessen zu werden“, was die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden, bedeutet. Wir sind jedoch berechtigt, solche Anfragen unter bestimmten Bedingungen abzulehnen, z. B. wenn wir Ihre personenbezogenen Daten aus zwingenden Gründen weiterverarbeiten müssen.
• Unter bestimmten Bedingungen haben Sie das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf bestimmte Zwecke zu beschränken.
• Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn diese ausschließlich auf unseren berechtigten Interessen beruht oder Sie ihre Einwilligung hierzu widerrufen haben.
• Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit, was bedeutet, dass Sie unter bestimmten Bedingungen berechtigt sind, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, um sie an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
• Sollten Sie eines der oben genannten Rechte ausüben wollen, wenden Sie sich bitte unter den unten angegebenen Kontaktdaten an uns. Bei der Unterstützung in solchen Angelegenheiten können wir Sie um Identifikation bitten, um Ihre Privatsphäre und Ihre personenbezogenen Daten zu schützen.
• Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, können Sie:
• Eine E-Mail an datenschutz@heimstaden.de senden
• Den Abmeldelink in unseren Marketing-E-Mails nutzen
• Das Kontaktformular auf unserer Website verwenden
• Uns schriftlich unter der angegebenen Postadresse kontaktieren

Wir werden Ihren Widerruf umgehend bearbeiten und die Verarbeitung Ihrer Daten für den betreffenden Zweck einstellen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft gilt und die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.
Sie haben das Recht sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde z. B. beim Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin zu beschweren.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden – insbesondere, wenn sich rechtliche Anforderungen ändern oder wir unsere Verarbeitungsprozesse (z. B. eingesetzte Tools/Dienstleister) weiterentwickeln. Die jeweils gültige Fassung der Datenschutzerklärung der Heimstaden Germany GmbH veröffentlichen wir auf unserer Webseite hier. Die letzte Änderung der Datenschutzerklärung erfolgte am 23.03.2026.

12. Kontaktdaten

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben oder uns bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kontaktieren möchten, können Sie uns unter der E-Mail-Adresse datenschutz@heimstaden.de erreichen.