Liebe Lieferanten und Rechnungssteller,
um für Ihre Rechnung einen zügigen und effizienten Genehmigungsprozess zu gewährleisten – insbesondere in Bezug </br> auf neue gesetzliche Vorschriften zum Thema Nachhaltigkeit – möchten wir Sie bitten, folgende Hinweise zu beachten:
Technische Voraussetzungen
- Erstellen Sie Ihre Rechnungen maschinenlesbar
- Verzichten Sie auf farbige Hintergründe und Muster
- Erstellung mit einem hohen Kontrastverhältnis. Mind. 300 DPI
- Keine Duplikate der Rechnung hinzufügen
Inhaltliche Voraussetzungen
- Gesetzliche Pflichtangaben gem. §§ 14, 14a UStG
- Leistungsempfänger: Korrekte Firmierung und Anschrift des Auftraggebers: Beispiel: Heimstaden Germany GmbH, Erkelenzdamm 11-13, 10999 Berlin
- Leistungsempfänger Kontakt: Vor- und Nachname der Person bei Heimstaden, die den Auftrag erteilt hat
- Anschrift der Immobilie: Name und Anschrift der Heimstaden-Immobilie
- Nachweise: Arbeitsnachweise/Stundenzettel
- Art des Dokuments: z.B. Rechnung, Gutschrift, Korrektur
- Inhaltlich: Gültige Freistellungsbescheinigung
- Gegenstand und Aufwendungen: Ausweisung von Arbeits- und Materialkosten
- Falls notwendig: Prüfblatt des zuständigen Architekturbüros
- Für Sanierungen….Angabe der von uns übermittelten Projektnummer, z.B.: Hauptprojekt 2551-000001, Unterprojekt 2551-000001.001
- Repair Maintainance Ticket Nr.:
- Ihre Referenz / Ihre Kontaktperson
- Angabe (Ja oder Nein) zur ESG Relevanz
- Betrag: EUR, sofern nicht anders vereinbart
- Bankverbindung: IBAN und BIC des leistenden Unternehmers, auf welches der Rechnungsbetrag überwiesen werden soll.
Wichtige Hinweise
- Anpassungen: Nachträgliche Kürzungen oder Anpassungen sind immer in Abstimmung mit dem Architektur-/ Ingenieurbüro vorzunehmen.
- Bei Anpassungen, ist uns nur die berichtigte Rechnung mit dem bestätigten Prüfblatt zuzusenden.
- Rechnungsabnahme: Rechnung stimmt mit dem Vertrag, Email oder Angebot überein
- Rechnungsstellung Zeitraum: Rechnungen sollten zeitnah gestellt werden, spätestens am letzten Tag der in Rechnung gestellten Periode.
- Rechnungsversand: Ein PDF pro Rechnung und eine E-Mail pro Rechnung
- Leistungs-/Zeitnachweis: Für Leistungen, welche nach Zeit abgerechnet werden, ist die Angabe von Datum, Start- und Endzeit der Tätigkeit, der Anzahl der geleisteten Stunden sowie einer Tätigkeitsbeschreibung erforderlich.
- Arbeits-/Tätigkeitsnachweise sind der Rechnung in einem Dokument beizufügen.
- Eine Abrechnungsgebühr wird ohne vorherige Vereinbarung nicht akzeptiert
- Bei Rechnungen mit externem Prüfer muss das bestätigte Prüfblatt des zuständigen Architekturbüros der Rechnung hinzugefügt werden, zugrundeliegende vertragliche Vereinbarungen wie Sicherheitseinbehalte, Skonti, Rabatte und sonstige Abzüge wie Baustrom sind auf der Rechnung auszuweisen
- Zahlungsziel: Wir bitten um ein standardmäßiges Zahlungsziel von 30 Tagen ab Rechnungsdatum.
- Freistellungsbescheinigung: Falls eine Freistellungsbescheinigung vorliegt, muss diese der Rechnung angehängt werden.
