Rechnungs-
richtlinie

Liebe Lieferanten und Rechnungssteller,

um für Ihre Rechnung einen zügigen und effizienten Genehmigungsprozess zu gewährleisten - insbesondere in Bezug auf neue gesetzliche Vorschriften zum Thema Nachhaltigkeit - möchten wir Sie bitten, folgende Hinweise zu beachten.

Bitte schicken Sie Ihre Rechnung an invoice@heimstaden.de.

• Erstellen Sie Ihre Rechnungen maschinenlesbar

• Verzichten Sie auf farbige Hintergründe und Muster

• Erstellung mit einem hohen Kontrastverhältnis. Mind. 300 dpi

• Keine Duplikate der Rechnung hinzufügen

• Gesetzliche Pflichtangaben gem. §§ 14, 14a UStG

• Leistungsempfänger: Korrekte Firmierung und Anschrift des Auftraggebers. Beispiel: Heimstaden Germany GmbH, Erkelenzdamm 11-13, 10999 Berlin

• Leistungsempfänger Kontakt: Vor- und Nachname der Person bei Heimstaden, die den Auftrag erteilt hat 

• Anschrift der Immobilie: Name und Anschrift der Heimstaden-Immobilie 

• Nachweise: Arbeitsnachweise/Stundenzettel 

• Art des Dokuments: z.B. Rechnung, Gutschrift, Korrektur

• Inhaltlich: Gültige Freistellungsbescheinigung

• Gegenstand und Aufwendungen: Ausweisung von Arbeits- und Materialkosten

• Falls notwendig: Prüfblatt des zuständigen Architekturbüros

• Für Sanierungen....Angabe der von uns übermittelten Projektnummer, z.B.:  Hauptprojekt 2551-000001, Unterprojekt 2551-000001.001 

• Repair Maintenance Ticket Nr.:

• Ihre Referenz / Ihre Kontaktperson 

• Angabe (Ja oder Nein) zur ESG-Relevanz

• Betrag: EUR, sofern nicht anders vereinbart

• Bankverbindung: IBAN und BIC des leistenden Unternehmers, auf welches der Rechnungsbetrag überwiesen werden soll.

• Anpassungen: Nachträgliche Kürzungen oder Anpassungen sind immer in Abstimmung mit dem Architektur-/ Ingenieurbüro vorzunehmen.

• Bei Anpassungen ist uns nur die berichtigte Rechnung mit dem bestätigten Prüfblatt zuzusenden.

• Rechnungsabnahme: Rechnung stimmt mit dem Vertrag, E-Mail oder Angebot überein

• Rechnungsstellung Zeitraum: Rechnungen sollten zeitnah gestellt werden, spätestens am letzten Tag der in Rechnung gestellten Periode.

• Rechnungsversand: Ein PDF pro Rechnung und eine E-Mail pro Rechnung

• Leistungs-/Zeitnachweis: Für Leistungen, welche nach Zeit abgerechnet werden, ist die Angabe von Datum, Start- und Endzeit der Tätigkeit, der Anzahl der geleisteten Stunden sowie einer Tätigkeitsbeschreibung erforderlich.

• Arbeits-/Tätigkeitsnachweise sind der Rechnung in einem Dokument beizufügen.

• Eine Abrechnungsgebühr wird ohne vorherige Vereinbarung nicht akzeptiert.

• Bei Rechnungen mit externem Prüfer muss das bestätigte Prüfblatt des zuständigen Architekturbüros der Rechnung hinzugefügt werden.

• Zugrundeliegende vertragliche Vereinbarungen wie Sicherheitseinbehalte, Skonti, Rabatte und sonstige Abzüge wie Baustrom sind auf der Rechnung auszuweisen

• Zahlungsziel: Wir bitten um ein standardmäßiges Zahlungsziel von 30 Tagen ab Rechnungsdatum.

• Freistellungsbescheinigung: Falls eine Freistellungsbescheinigung vorliegt, muss diese der Rechnung angehängt werden.