1. Allment
I denne personvernpolicy oppgis hvordan Heimstaden samler inn, behandler, deler og lagrer dine personopplysninger i tråd med den relasjonen du har med Heimstaden som leverandør, entreprenør, konsulent eller annen samarbeidspartner. Policyen beskriver også de rettigheter du har og hvordan du kan gjøre dem gjeldende. Du er alltid velkommen til å kontakte oss om du har noen spørsmål.
2. Ansvarlig for behandling av dine personopplysninger
Heimstaden Norway AS, org.nr. 934 631 005, Sognsveien 9C, 0450 Oslo (”Heimstaden” eller ”vi”) er personopplysningsansvarlig for selskapets behandling av dine personopplysninger.
3. Behandling av personopplysninger
De personopplysninger vi behandler om deg er navn, telefonnummer, personnummer, organisasjonsnummer, adresse, e-postadresse, tittel, kredittopplysninger i forhold til partnere som er individuelle selskaper, materiale fra eventuell kameraovervåkning og eventuell ytterligere informasjon som deles av deg under kommunikasjon med oss. I visse situasjoner kan det også hende at vi behandler personopplysninger til pårørende vedrørende omstendigheter som er relevante for vår arbeidsrelasjon. Personopplysningene samles inn direkte fra deg. Opplysninger kan også samles inn av din arbeidsgiver. Ved kredittopplysninger samles informasjon inn fra kredittopplysningsselskaper. Det kan også hende at Heimstaden oppdaterer personopplysningene slik at Heimstaden ikke behandler utdaterte personopplysninger om deg. Oppdateringer av personopplysningene kan for eksempel skje ved hjelp avoffentlige registre. Vi behandler dine personopplysninger for å administrere vår arbeidsrelasjon (inkludert for å sikre oppfyllelse av forpliktelser, for håndtering av fakturaer, for oppfølgning rundt leveranser etc.), for å muliggjøre oversyn av hvordan byggearbeid forløper samt sikre at tilknyttede personer har tilgang til byggeplasser gjennom for eksempel kameraovervåkning, og for å kunne holde kontakten med deg.
Det kan også hende at vi behandler dine personopplysninger for å sende nyheter om vår virksomhet eller innbydelser til eventer til deg (for å administrere deltakere, matpreferanser, etc.). Vi kan også komme til å behandle dine personopplysninger ved markedskommunikasjon ved publisering av innlegg, bilder, filmer etc. på sosiale medier (f.eks. Facebook, LinkedIn og Instagram), samt for publisering av innlegg, bilder og filmer for internt bruk (f.eks. vårt intranett). Om vi skulle ville behandle dine personopplysninger til et slikt formål, vil du få særskilt informasjon om den personopplysningsbehandlingen dette medfører, og vi innhenter særskilt samtykke fra deg til slik behandling på forhånd.
4. Grunn for behandling av personopplysninger
Vår behandling av dine personopplysninger i det formål å håndtere arbeidsrelasjonen, er for å kunne fullføre den avtalen eller den overenskomst som er grunnen til vår arbeidsrelasjon. Behandling som ikke er direkte koblet til fullførelsen av avtalen eller overenskomsten som er grunnen for vår arbeidsrelasjon, gjøres med grunn i en særskilt interesseavveiing. Dette innbefatter behandling av dine personopplysninger for å kunne kontakte deg, sende nyheter eller innbydelser til arrangementer til deg, samt behandling gjennom eventuell kameraovervåkning. Heimstaden anser å ha rett til å behandle dine personopplysninger ettersom behandlingen er nødvendig for formål som berører Heimstaden berettigede interesser.
5. Hvor lenge lagrer vi dine opplysninger?
Dine personopplysninger lagres og behandles av oss til de ikke lenger er nødvendige med hensyn til formålet for behandlingen, dersom det ikke finnes særskilte krav i lovgivning som innebærer at opplysningene må lagres lengre. De opplysninger som trengs for vår bokføring og vårt skattegrunnlag (eksempelvis alle bestillinger, fakturaer og betalinger), må i henhold til lov lagres minst syv år. Visse opplysninger lagres lengre, som for eksempel opplysninger rundt fakturaer for oppfølgingsformål. Ellers lagres opplysninger som hovedregel til vi ikke lenger har en arbeidsrelasjon med det selskapet du representerer, eller til du ikke lenger representerer selskapet. Personopplysninger som behandles for å sende nyheter om vår virksomhet eller innbydelser til arrangementer til deg, lagres så lenge du fortsatt er en kontaktperson hos det selskap du representerer. Personopplysninger som behandles for å administrere arrangementer slettes senest tre måneder etter avsluttet arrangement.
6. Sikkerhet
Våre sikkerhetssystemer er utviklet med ditt personvern i fokus og beskytter i høy grad mot inntrengelser, forstyrring samt andre forandringer som kan innebære en risiko for ditt personvern. Vi overfører ikke personopplysninger i andre tilfeller enn de som uttrykkelig angis i denne policy.
7. Hvem deler vi dine personopplysninger med?
Dine personopplysninger kan deles med selskap innad i Heimstaden-konsernet, med formål å dele relevante kontakter og å overføre kunnskap om hva som har fremkommet i kommunikasjonen med deg, samarbeidet rundt leverandører, samarbeidspartnere etc. Det kan også hende vi deler dine personopplysninger med våre leverandører og andre samarbeidspartnere som utfører tjenester på vår regning. De personopplysninger du deler med oss kan primært deles med våre IT-leverandører for å opprettholde og vedlikeholde våre IT-systemer, samt avhengig av vår arbeidsrelasjon, med våre revisorer og vår bank.
8. Hvor behandler vi dine personopplysninger?
Dine personopplysninger behandles innen EU og EØS.
9. Dine rettigheter?
Du har rett til å få tilgang til de personopplysninger vi behandler om deg. Opplysningene deles i form av et utdrag fra vårt register. Om opplysningene vi har om deg er feilaktige eller ufullstendige kan du kreve at vi retter eller kompletterer dem. Du har under visse forutsetninger en rett “til å bli glemt”, det vil si å få de personopplysninger vi har om deg slettet. Vi har dog rett til å nekte sletting i visse tilfeller. Du har, under visse forutsetninger, rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger begrenses for visse oppgitte formål. Du har rett til å motsette deg behandling av dine personopplysninger, som er basert på en interesseavveining. Du har rett til dataportabilitet, som innebærer at du under visse forutsetninger har rett til å få dine personopplysninger i et strukturert, allment og maskinlåsbart format overført til annen personopplysningsansvarlig. Om du har innvendinger mot behandlingen av dine personopplysninger, har du rett til å klage til Datatilsynet.
10. Endringer i personvernpolicyen
Vi kan endre personvernpolicyen. Den seneste versjonen av policyen finnes tilgjengelig på Heimstadens hjemmeside.
11. Kontaktopplysninger
Om du har spørsmål som inneholder denne policyen eller om du vil komme i kontakt med oss angående vår behandling av dine personopplysninger er du velkommen til å kontakte oss på databeskyttelse@heimstaden.no.