1. Allment
I denne personvernpolicy oppgis hvordan Heimstaden samler inn, behandler og gir ut dine personopplysninger i samhandling med at du søker leilighet hos oss eller leier en leilighet med Heimstaden som:
- brukere/besøkende av nettstedet www.heimstaden.com («Nettstedet»)
- leverandør, entreprenør, konsulent eller annen partner («Partner»)
- leietaker eller leilighetssøkende
- sekundær leietaker
- garantist
- Begunstigede
- aksjonær
Policyen beskriver også de rettigheter du har og hvordan du kan gjøre dem gjeldende. Du er alltid velkommen til å kontakte oss om du har noen spørsmål. Du finner kontaktinformasjonen vår nederst i denne policyen. I tillegg til behandlingen av personopplysninger beskrevet i denne personvernerklæringen, kan vi under visse betingelser også behandle dine personopplysninger gjennom informasjonskapsler. Mer informasjon om denne typen behandling av personopplysninger er tilgjengelig i vår policy for informasjonskapsler.
2. Ansvarlig for behandling av dine personopplysninger
Heimstaden Norway AS, org.nr: 934 631 005, Sognsveien 9C, 0450 Oslo (”Heimstaden” eller ”vi”) er personopplysningsansvarlig for selskapets behandling av dine personopplysninger.
3. Behandling av personopplysninger
3.1 Hvilke typer personopplysninger behandler Heimstaden?
3.1.1 Informasjon om markedsføringskapsler
Hvis du bruker eller besøker vårt nettsted og samtykker til markedsføringskapsler i vårt informasjonskapselbanner («markedsføringskapsler»), kan vi bruke tredjepartsleverandører for å iverksette informasjonskapsler og lignende verktøy som spesifisert i vårt informasjonskapselbanner. Slike informasjonskapsler muliggjør blant annet sporing av dine aktiviteter når du bruker vårt nettsted. Vi samler inn følgende personopplysninger til formål for slike markedsføringsaktiviteter: Atferd på nettstedet (klikk, sider vist, landingssider), trafikktilegnelse (søk, henvisnings-URL), brukerattributter (demografiske data, plassering og nettleserinformasjon), kampanjer (annonser vist, annonser klikket).
Når du gir ditt samtykke til å motta markedsføringsmateriale fra Heimstaden, bruker vi tredjepartsleverandører for å spore dine aktiviteter i de digitale markedsførings e-postene/nyhetsbrevene du mottar fra oss. Du kan når som helst melde deg av e-postene ved å klikke på avmeldingslenken i bunnen av e-posten.
3.1.2 Samarbeidspartner
Personopplysningene som vi kan behandle er, avhengig av ditt forhold til Heimstaden og omstendighetene generelt, ditt navn, telefonnummer, adresse, e-postadresse, tittel, personnummer på underskrivere for et selskap, personnummer og kredittvurdering i forhold til forretningspartnere som er registrert som eneforhandlere i Storbritannia, materiale fra potensiell kameraovervåking og eventuell tilleggsinformasjon som er gitt av deg i forbindelse med din kommunikasjon med oss. I enkelte situasjoner kan vi behandle ytterligere typer personopplysninger dersom det anses nødvendig i forhold til det enkelte forretningsforhold.
3.1.3 Leietaker, fremleietaker og boligsøker
Dine personopplysninger behandles med det formål at Heimstaden skal kunne oppfylle kriterier som utleier, samt kunne drive forvaltning og utleievirksomhet. Personopplysninger kan hentes inn fra den det måtte angå, fra referanser og tidligere utleiere, offentlige registre, kommuner og myndigheter, kredittopplysningsforetak og i noen tilfeller andre selskap når Heimstaden kjøper eiendommer og du er eller har vært kunde hos selgeren.
De personopplysninger vi behandler om deg som søker leilighet, er de opplysninger som kreves for å administrere søknaden, som for eksempel kontaktopplysninger, personnummer, referanser, tidligere utleiere, opplysninger om arbeid eller studier, og økonomiske forhold som er relevante for å kontrollere at du som søker oppfyller kravene for å leie leilighet.
Søker du studentbolig, behøver vi opplysninger som bekrefter at du skal studere under leieperioden.
De personopplysninger vi behandler om deg som leietaker er ditt navn, personnummer og telefonnummer, og din adresse og epostadresse. Vi behandler også opplysninger om din leilighet, som for eksempel utstyr og feil som må adresseres, samt opplysninger om eventuelle forstyrrelser eller rapporter om uro. Om du har beskyttede personopplysninger, vi vi håndtere dine personopplysninger i henhold til særskilte rutiner.
Om du er registrert som en leder eller kontaktperson for en leietaker, behandler vi de personopplysningene som er nødvendig for å administrere leieforholdet til personen du er koblet til.
3.1.4 Garantist
Hvis du er en garantist, kan vi behandle personopplysninger om deg som finnes i informasjonen som er gitt i det utstedte garantiskjemaet, for eksempel navn, personnummer og telefonnummer. I tillegg kan kredittvurderingen din bli behandlet.
3.1.5 Aksjonær
Hvis du er aksjonær, kan vi behandle ulike typer personopplysninger om deg. Vi behandler ditt navn, adresse, telefonnummer, personnummer, aksjebeholdning (eide- eller forvalterregistrerte aksjer), registrerte antall stemmer, aksjonærassistent, aksjonærrepresentant, matpreferanser og andre potensielle personopplysninger oppgitt av deg i forbindelse med din kommunikasjon med oss.
3.1.6 Sensitive personopplysninger
I tillegg til de ovennevnte situasjonene kan vi behandle tilleggsopplysninger om deg som du gir oss når du kontakter vår kundeservice. Hvis kontakten skjer per telefon, kan våre kundeservicemedarbeidere ta notater som inkluderer personopplysninger – noen ganger sensitive personopplysninger – i den grad det anses nødvendig for å ivareta saken din.
Vi vil kun behandle sensitive personopplysninger hvis du gir ditt samtykke til det. Hvis saken din krever behandling av sensitive personopplysninger om deg, kan vi ikke hjelpe deg med mindre vi har ditt uttrykkelige samtykke til det.
I lys av ovenstående vil vi alltid be om ditt eksplisitte samtykke før vi behandler sensitive personopplysninger om deg.
3.3 Til hvilke formål behandler vi dine personopplysninger?
3.3.1 Informasjon om markedsføringskapsler
Disse verktøyene vil bli brukt til å forbedre funksjonene og brukeropplevelsen på vårt nettsted, samt til å bygge en profil av dine interesser og vise deg relevante annonser på andre nettsteder. De er basert på en unik identifisering av nettleseren og internettenheten din. Mer informasjon om de spesifikke verktøyene vi bruker er spesifisert i Heimstadens informasjonskapselpolicy.
3.3.2 Forretningspartner
Vi behandler personopplysninger om deg for å kunne administrere vårt forretningsforhold med deg eller selskapet du representerer (inkludert sikre oppfyllelse av forpliktelser, ledelse, utføre oppfølging av leveranser osv.) for å muliggjøre gjennomgang av fremdriften av byggearbeidene og sikre at kun autoriserte personer har tilgang til byggeplasser gjennom for eksempel kameraovervåking, og holde kontakt med deg. Vi kan også behandle dine personopplysninger med det formål å sende invitasjoner til arrangementer til deg (inkludert for å administrere slike arrangementer, f.eks. når det gjelder antall deltakere, matservering og matpreferanser).
3.3.3 Leietaker og boligsøker
Personopplysninger om leietakere behandles i hovedsak for at Heimstaden skal kunne utføre sine oppgaver som utleier, utarbeide, administrere og utføre inngåtte avtaler og for øvrig drive vår forvaltnings- og utleievirksomhet.
Vi kan også behandle leietakers personopplysninger i forbindelse med markedskommunikasjon som publisering av innlegg, bilder, videoer etc. på sosiale medier (f.eks. Facebook, LinkedIn og Instagram) samt publisering av innlegg, bilder og videoer for internt bruk ( for eksempel på vårt intranett). I tilfelle vi ønsker å behandle personopplysningene dine for noen av disse formålene, vil du motta separat informasjon på forhånd, og der det er aktuelt, vil vi be om ditt samtykke til å behandle personopplysningene dine for et slikt formål.
Personopplysninger om boligsøkere behandles med det formål å behandle boligsøknader, herunder vurderinger av om du oppfyller relevante krav til den omsøkte leiligheten.
3.3.4 Garantist
Personopplysninger som gis til Heimstaden i en persongaranti til Heimstaden vil bli behandlet av Heimstaden i den grad det er nødvendig for administrasjon og utførelse av persongarantien og/eller gjeldende rettslige forpliktelser.
3.3.5 Aksjonær
Vi behandler personopplysninger om aksjonærer for å administrere registreringer til og gjennomføring av generalforsamlinger (f.eks. for å kontrollere om en aksjonærs aksjepost er direkte eid eller registrert på en forvaltet aksjonær og for å iverksette passende tiltak i forhold til dette, for å administrere generalforsamlingen, inkludert matserveringer og matpreferanser osv.) og å treffe nødvendige tiltak i forhold til aksjeboken (f.eks. for å, etter anmodning fra en aksjonær, offentliggjøre aksjeboken og informasjonen i den). Vi kan også behandle dine personopplysninger med det formål å kommunisere nyheter om selskapets forretningsdrift, for eksempel delårsrapporter og årsrapporter, hvis du har bedt om å motta slike nyheter. I tillegg kan vi behandle personopplysningene dine for å kommunisere med deg og administrere relaterte saker som du som aksjonær eller kontaktperson for et selskap som er aksjonær tar initiativ til og som i noen tilfeller krever at vi iverksetter ytterligere tiltak avhengig av temaet. Hvis du er en storaksjonær, kan vi i enkelte situasjoner også behandle dine personopplysninger ved å publisere navn og eierandel i delårsrapporter, årsrapporter, på nettsiden mv.
I noen tilfeller kan vi ha en grunn til å behandle dine personopplysninger ved å publisere bilder i delrapporter, årsrapporter, på nettsiden osv. Dersom vi ønsker å behandle personopplysningene dine for et slikt formål, vil du motta separat informasjon om personopplysningsbehandling som dette vil medføre, og der det er nødvendig, vil vi be om ditt spesifikke samtykke til å behandle dine personopplysninger for dette formålet.
4. Grunnlag for behandling av personopplysninger
4.1 Utførelse av en kontrakt
4.1.1 Forretningspartner
Behandling av personopplysninger med det formål å administrere vårt forretningsforhold på ulike måter, utføres for at vi skal kunne utføre kontrakten eller avtalen som vårt forretningsforhold er basert på.
4.1.2 Leietaker
Personopplysninger om leietakere behandles for at vi skal kunne overholde våre forpliktelser som utleier i henhold til leieavtalen og eventuell gjeldende lov som regulerer leieforholdet.
4.2 Interesseavveining
4.2.1 Generelt
For behandlingsaktiviteter som er basert på en interesseavveining, har Heimstaden gjort en vurdering at behandlingen er nødvendig av hensyn til Heimstadens legitime interesser, og at den ikke krenker personvernet ditt i stor grad.
4.2.2 Bruker/besøkende av nettstedet
Behandling av personopplysninger om besøkende og brukere av Nettsiden skjer ut fra en interesseavveining der Heimstadens interesser av å undersøke og analysere trafikken på Nettstedet, gjøre besøket ditt på Nettstedet så godt som mulig og å rette markedsføring mot deg overstyrer. den potensielle risikoen for brudd på personvernet ditt som kan oppstå som følge av denne typen behandlingsaktiviteter.
4.2.3 Forretningspartner
Behandling av personopplysninger som ikke er direkte knyttet til utførelsen av kontrakten eller avtalen som vårt forretningsforhold er basert på, kan utføres basert på en interesseavveining. Dette inkluderer behandling av dine personopplysninger med det formål å kontakte deg og sende invitasjoner til deg.
4.2.4 Leietaker og boligsøker
Behandling av personopplysninger som ikke er direkte knyttet til utførelsen av leieavtalen kan skje basert på en interesseavveining. Dette inkluderer utvikling og salg av produkter og tjenester, distribusjon av informasjon eller nyhetsbrev til leietakere, tilbud om tjenester gjennom våre forretningspartnere, slik som boligforsikring eller, i noen tilfeller, kameraovervåking i fellesarealer på eiendommer, innenfor rammen av vår utleie eller administrasjonsvirksomhet. Hvis du ikke ønsker å motta vårt nyhetsbrev, kan du avregistrere deg enten ved å kontakte oss ved å bruke kontaktdetaljene nedenfor, eller via lenken i e-posten mottatt.
Når du søker om en leilighet behandler vi dine personopplysninger basert på vår legitime interesse av å samle inn relevant informasjon om deg, for å tildele leiligheter innenfor vår utleievirksomhet.
Hvis du er registrert verge eller administrator for en leietaker, behandler vi dine personopplysninger basert på vår legitime interesse av å administrere leieforholdet med den aktuelle leietakeren.
4.2.5 Garantist
Hvis du er en garantist, behandler vi dine personopplysninger basert på våre legitime interesser med å utarbeide, administrere og utføre persongarantien, eller basert på en juridisk forpliktelse.
4.2.6 Aksjonær
Behandling av dine personopplysninger med det formål å sende deg nyheter om vår virksomhet eller invitasjoner til arrangementer, samt eventuell publisering av informasjon om deg i årsrapporten eller lignende, utføres basert på en interesseavveining. Dette gjelder også for Heimstadens behandling av saker som du som aksjonær eller kontaktperson i et selskap som er aksjonær tar initiativ til.
4.3 Overholdelse av en juridisk forpliktelse
Vi oppbevarer regnskapsdokumentasjon i den grad gjeldende lov krever det.
Behandling av en aksjonærs personopplysninger med det formål å administrere aksjeboken skjer på grunnlag av en rettslig forpliktelse.
4.4 Informasjon om markedsføringskapsler
Bruken av markedsføringskapslene er basert på ditt samtykke innhentet gjennom Heimstadens informasjonskapselbanner. Skulle du ombestemme deg, kan du trekke tilbake ditt samtykke ved å klikke på ikonet i nederste venstre hjørne.
5. Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?
5.1 Generelt
Dine personopplysninger vil bli oppbevart og behandlet av oss inntil behandlingen ikke lenger er nødvendig i forhold til de ovennevnte formålene, med mindre opplysningene må oppbevares i lengre tid i henhold til en juridisk forpliktelse.
Informasjonen som kreves for vår bokføring (f.eks. informasjon om alle bestillinger, fakturaer, leiefakturaer og betalinger) og skattedokumentasjon må i henhold til loven oppbevares i minst syv år. Vær oppmerksom på at enkelte data lagres over lengre tid. For eksempel oppbevares informasjon om faktura i mer enn syv år for oppfølgingsformål.
Hvis vi behandler dine personopplysninger basert på ditt samtykke, beholder vi bare slike personopplysninger så lenge vi fortsatt har ditt samtykke til det.
5.2 Informasjon om markedsføringskapsler
Vi oppbevarer dine personopplysninger som er inneholdt i markedsføringskapslene i en periode, detaljer er tilgjengelige i Heimstadens informasjonskapselbanner.
5.3 Forretningspartner
Personopplysninger oppbevares som hovedregel inntil vi ikke lenger har et forretningsforhold til selskapet du representerer, eller til du ikke lenger representerer selskapet. Personopplysninger som behandles for å sende deg invitasjoner til arrangementer, beholdes så lenge du er kontaktperson for selskapet du representerer. Personopplysninger som behandles for å administrere arrangementer slettes senest tre måneder etter at arrangementet har funnet sted.
5.4 Leietaker
Mye av personopplysningene om deg som leietaker oppbevares i leieperioden og inntil alle krav er endelig avgjort. Elektroniske logger fra elektroniske booking- og nøkkelhåndteringssystemer samt materiale fra potensiell kameraovervåking av offentlige rom oppbevares normalt i to til fire uker og slettes med jevne mellomrom i leieperioden. Dersom leieavtalen sies opp på grunn av uaktsomhet/leierens brudd på omsorgsplikten, kan vi oppbevare en merknad om årsaken til at du forlater leiligheten i to år.
Hvis du er en leietakers registrerte verge eller administrator, oppbevares dine personopplysninger i samme periode som den representerte leietakers personopplysninger.
5.5 Boligsøker
Hvis du er boligsøker, behandles personopplysningene dine kun så lenge du ønsker å forbli søker. Opplysninger om interessemeldinger på enkeltstående utleieobjekter slettes kort tid etter at den aktuelle leiligheten er tildelt. Dersom du ikke har fått tildelt leilighet, på grunn av at du ikke har oppfylt våre leietakerkrav, vil en kort beskrivelse av dette bli oppbevart i tre måneder.
5.6 Garantier
Heimstaden beholder personopplysninger om kausjonister inntil leieavtalen, som den personlige garantien er signert for, utløper, eller så lenge det er nødvendig for å overvåke potensielle krav
5.7 Aksjonær
Data om din eierandel i Heimstaden oppbevares ved lov i minst ti år for aksjehistoriske formål.
Data som behandles for å håndtere kommunikasjon med deg samt relaterte saker initiert av deg, som aksjonær eller kontaktperson for et selskap som er aksjonær, oppbevares så lenge opplysningene er relevante i forhold til emnet for kommunikasjonen og/eller saken.
Data som behandles for å sende deg nyheter, beholdes så lenge du ønsker å motta slike nyheter.
Data som publiseres i årsrapporter oppbevares i minst ti år.
6. Sikkerhet
Heimstaden har utviklet rutiner og arbeidsmetoder for at dine personopplysninger skal håndteres på en sikker måte. Utgangspunktet er at enhver medarbeider i organisasjonen som trenger personopplysningene for å utføre sine arbeidsoppgaver skal ha tilgang til dem.
Vedrørende spørsmål om sensitive personopplysninger har vi innført særskilte tillatelser, som innebærer et høyere vern om dine personopplysninger.
Vårt sikkerhetssystem er utviklet med ditt personvern i fokus og beskytter i høy grad mot inntrenging, ødeleggelse eller andre endringer som kan innebære risiko for ditt personvern.
Vi overfører ikke dine personopplysninger i andre tilfeller enn de som oppgis i denne policyen.
7. Hvem deler vi dine personopplysninger med?
7.1 Generelt
Vi kan utlevere dine personopplysninger til andre selskaper i Heimstadens selskapsgruppe med det formål å dele relevante kontakter og for å videreformidle informasjon som stammer fra kommunikasjon med deg, for samarbeid ved valg av forretningspartnere mv.
Heimstaden kan også utlevere dine personopplysninger for å overholde juridiske forpliktelser, og de kan utleveres til offentlige myndigheter når det er påkrevd i loven.
7.2 Informasjon om markedsføringskapsler
Mer detaljert informasjon om tredjepartene vi utleverer personopplysninger til, og deres respektive personvern- og informasjonskapselpolicy og kontaktinformasjon er tilgjengelig i Heimstadens informasjonskapselbanner.
7.3 Forretningspartner
I den grad det er nødvendig for at de skal kunne oppfylle sine forpliktelser, kan vi utlevere dine personopplysninger til våre forretningspartnere som leverer tjenester på våre vegne. Innsamlede personopplysninger vil først og fremst bli delt med våre IT-leverandører, for å holde tilbake og vedlikeholde våre IT-systemer og, avhengig av forretningsforholdet, med våre regnskapsførere og vår bank.
7.4 Leietaker og boligsøker
I den grad de trenger personopplysningene for å utføre sine tjenester, kan dine personopplysninger bli utlevert til våre forretningspartnere i forbindelse med blant annet tildeling av leiligheter, kundeundersøkelser, inkasso, vedlikehold av eiendom, strømnett, telekommunikasjon, boligforsikring, ekstern beredskapsvakt, regnskap, sikkerhet og levering av systemer. Dine personopplysninger kan også utleveres til offentlige myndigheter eller kommuner for kriminalitetsetterforskningsformål, meldinger om forstyrrelser eller oppsigelse av kontrakter til sosiale tjenester og boligtilpasninger. I forbindelse med leieforhandlinger vil dine personopplysninger bli utlevert til leietakerforeningene. Ved avhendelse av eiendommen du bor i, eller i visse tilfeller der du tidligere har bodd, kan personopplysninger bli utlevert til potensielle kjøpere og deres rådgivere.
8. Hvor behandler vi dine personopplysninger?
For mer informasjon om hvorvidt vi har overført dine personopplysninger til et land utenfor EU/EØS, hvilke land personopplysningene er overført til og hvilke tiltak og sikkerhetsforanstaltninger som er tatt i forhold til overføringen, vennligst kontakt oss ved å sende en skriftlig forespørsel til
9. Dine rettigheter
Du har rett til å få tilgang de personopplysninger vi behandler om deg. Opplysningene deles i form av et utdrag fra vårt register. Om opplysningene vi har om deg er feilaktige eller ufullstendige kan du kreve at vi retter eller kompletterer dem.
Du har under visse forutsetninger en rett til “å bli glemt”, det vil si å få de personopplysninger vi har om deg slettet. Vi har dog rett til å nekte sletting i visse situasjoner.
Du har, under visse forutsetninger, rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger begrenses for visse oppgitte formål. Du har rett til å motsette deg behandling av dine personopplysninger med støtte av en interesseavveiing.
Du har rett til datatilgjengelighet, som innebærer at du under visse forutsetninger har rett til å få dine personopplysninger i et strukturert, allment anvendt og maskinlesbart format overført til annen personopplysningsansvarlig. Om du har innvendinger mot behandlingen av dine personopplysninger har du rett til å sende klage til Datatilsynet.
10. Endringer i personvernpolicyen
Vi kan endre personvernpolicyen. Den seneste versjonen av policyen finnes tilgjengelig på Heimstadens hjemmeside.
11. Kontaktopplysninger
Om du har spørsmål om innholdet i denne policyen eller om du vil komme i kontakt med oss angående vår behandling av dine personopplysninger, er du velkommen til å kontakte oss på compliance@heimstaden.com.