Liever het PDF-bestand? Deze vind je hier.
1. WETTELIJKE FACTUURVEREISTEN
Vermeld op je factuur de volgende gegevens:
a) Je naam en vestigingsadres. Alleen je postbusnummer is niet voldoende.
b) Naam en adres van Heimstaden, zoals vermeld op contract, opdrachtbon of zoals doorgegeven door uw contactpersoon.
c) Je Kamer van Koophandel (KVK)/handelsregisternummer.
d) Factuurdatum.
e) Uniek factuurnummer. Hiermee bedoelen we dat elk factuurnummer maar 1 keer mag voorkomen.
f) Duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
g) De datum waarop je de goederen of diensten hebt geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
h) Uw banknummer en de benodigde IBAN- en BIC-gegevens.
2. AANVULLENDE WETTELIJKE FACTUURVEREISTEN VOOR DE BELASTING TOEGEVOEGDE WAARDE (BTW)
Vermeld bovendien:
a) De eenheidsprijs, exclusief btw en eventuele kortingen.
b) Het toegepaste btw-tarief.
c) Het te betalen btw-bedrag, uitgedrukt in euro’s.
d) De aparte btw-bedragen als je goederen of diensten levert met verschillende btw-tarieven.
e) Uw btw-nummer. Vermeld bij fiscale eenheden het btw-identificatienummer van het onderdeel dat de goederen of diensten levert.
f) De btw-vrijstelling of intracommunautaire levering als daar sprake van is.
g) De btw-verleggingsregeling als daar sprake van is.
h) Ons btw-nummer als er sprake is van btw-verlegging naar Heimstaden of in het geval van intracommunautaire levering tegen 0%.
Bovenstaande wettelijke factuurvereisten gelden voor zowel Nederlandse facturen als voor facturen uit landen die tot de EU behoren.
3. AANVULLENDE FACTUURVEREISTEN VANUIT HEIMSTADEN
a) Hanteer de juiste tenaamstelling zoals vermeld op contract en/of opdrachtbon. Als je van deze tenaamstelling afwijkt, sturen wij de factuur naar je terug met het verzoek een nieuwe en juiste factuur te sturen.
b) Het leveringsadres waar de producten/diensten betrekking op hebben.
c) Vermeld op de factuur één van onderstaande gegevens:
- Het opdrachtbonnummer
- Het SVC-nummer
- De kostenplaats in combinatie met de kostensoort
d) Vermeld de naam van je contactpersoon bij ons in de factuurtekst, niet in de adressering.
e) Bestaat onze opdrachtbon uit meerdere goederen of diensten? Vermeld dan op de factuur de verschillende bestelposities.
f) Een factuur ongedaan maken met een creditnota? Crediteer de factuur dan in zijn geheel. Dit betekent dat het bedrag van de creditnota exact gelijk moet zijn aan het factuurbedrag. Vermeld op de creditnota ook het factuurnummer waarop de creditnota betrekking heeft.
4. ANVULLENDE FACTUURVEREISTEN VOOR INLEENFACTUREN / ONDERAANNEMING
a) Stuur een factuur per inlener. Dit kan per maand, per kwartaal of per jaar.
b) Vermeld het aantal gewerkte uren en het bijbehorende tarief.
c) Voeg de door ons goedgekeurde week- of maandstaat toe, zodat de factuur en week- of maandstaat in één pdf staan.
d) Factureer niet-standaardkosten (reiskosten, wachturen, onkosten) maandelijks apart.
e) Splits het totaalbedrag van de factuur in:
- Het bedrag dat op de bankrekening moet worden overgemaakt o.v.v. het nummer van de bankrekening.
- Het bedrag dat op de G-rekening/depositorekening moet worden overgemaakt o.v.v. het nummer van de G-rekening/depositorekening.
f) Vermeld op de factuur het nummer van de overeenkomst waarin de inleen of onder aanneming is afgesproken.
g) Vermeld het tijdvak waarin het werk is verricht en een korte beschrijving van de werkzaamheden.
h) Vermeld bij onder aanneming welk bedrag gefactureerd wordt voor materiaal en welk bedrag voor arbeid.
5. DIGITALE FACTUURAFHANDELING
We handelen onze facturen uitsluitend digitaal of elektronisch af.
Hiervoor gelden onderstaande voorwaarden:
a) Lever een factuur inclusief eventuele specificaties aan in een PDF-bestand. Heb je meerdere facturen? Lever deze dan aan per aparte e-mail.
b) De maximale grootte van een e-mail is 10 MB.
c) We kunnen alleen facturen afhandelen die je stuurt naar factuur@heimstaden.nl.