Privacy policy van Heimstaden

Indien jij een woning van ons huurt dan ‘verwerken’* wij daarbij jouw ‘persoonsgegevens’** (hierna ook: gegevens). Maar ook als je bijvoorbeeld een woning van ons hebt gekocht, als je samen met ons in een Vereniging van Eigenaars (VVE) zit, als je een leverancier bent of op een andere manier contact met ons hebt dan komt het voor dat wij jouw persoonsgegevens verwerken. In deze Privacy Policy geven we je o.a. meer informatie over:

• De gegevens die we verzamelen en hoe we die gegevens gebruiken.
• Waarom we gegevens opslaan en waarom we gegevens bewaren.
• Hoe je gebruik kunt maken van jouw rechten.

We proberen je hieronder zo goed mogelijk te informeren, maar het kan zijn dat je toch nog vragen hebt. Neem in dat geval contact met ons op, aan het einde van deze Privacy Policy staan onze contactgegevens.

Wettelijk kader

Privacy is met name geregeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of in het Engels GDPR), dat is een Europese wet. In Nederland is die verordening verder uitgewerkt in de Uitvoeringswet AVG en in daarbij behorende regelingen. En ook zijn er bepalingen over privacy opgenomen in specifieke wet- en regelgeving.

1 Verantwoordelijke partij(en)
Heimstaden bestaat uit een verzameling rechtspersonen die onder dezelfde naam activiteiten verrichten (gezamenlijk te noemen: Heimstaden). In Nederland heeft Heimstaden verschillende rechtspersonen die formeel eigenaar zijn van ‘ons’ bezit (met name woningen), dit zijn ook de formele verhuurders – degenen die op jouw huurcontract staan- . Dat zijn de rechtspersonen opgenomen in deze lijst. Deze rechtspersonen zijn echter alleen op papier de verhuurder, zij hebben geen eigen werkapparaat, en ook geen medewerkers.

Het beheer voor al ons bezit in Nederland wordt uitgevoerd door Heimstaden Netherlands B.V. Dat is de partij die het bezit beheert en feitelijk uitvoering geeft aan de verhuur en alle andere activiteiten, en ook bepaalt hoe dat gebeurt. Voor vragen over jouw privacy kun je daarom het beste contact opnemen met Heimstaden Netherlands B.V.***

Heimstaden respecteert en beschermt de persoonsgegevens van (potentiële) huurders, kopers en eventuele anderen. Om (huur)contracten uit te voeren hebben we (persoons)gegevens nodig. Uitgangspunt is, dat wij niet meer gegevens dan nodig gebruiken en daarmee vertrouwelijk omgaan. We gebruiken gegevens ook niet voor andere doeleinden dan waarvoor ze verzameld zijn.

2 Welke persoonsgegevens
Heimstaden verzamelt diverse persoonsgegevens, meestal van (potentiële) huurders, maar ook van kopers en anderen, en in voorkomende gevallen ook van hun echtgenoten, garanten, voogden en bewindvoerders/curatoren. Deze gegevens worden veelal vastgelegd op het moment dat een huurovereenkomst of koopovereenkomst wordt of gaat worden afgesloten, of op andere momenten dat er contact is met deze betrokkenen.

Daarnaast verwerkt Heimstaden Netherlands B.V. ook persoonsgegevens van sollicitanten, medewerkers, leveranciers, eigenaren in VVE’s en andere personen die diensten verlenen aan Heimstaden. Voor (potentiële) medewerkers zijn specifieke privacyregelingen van toepassing, voor leveranciers zijn de algemene inkoopvoorwaarden relevant, bij verkoop bepaalt de koopakte de inhoud van de afspraken, en in VVE’s is de akte-/het reglement van splitsing belangrijk, maar voor het overige biedt deze Privacy Policy ook hen een hoop informatie over het privacy beleid van Heimstaden in Nederland.

We verzamelen qua persoonsgegevens:

• Naam (voor- en achternaam), voorletters, tussenvoegsel
• documentnummer (ID-bewijs)
• Adres (postcode en plaats)
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres
• Betalingsgegevens en rekeningnummer
• Burgerlijke staat (in koopaktes)
• Voertuig – kentekenplaat
• Salarisgegevens
• Geboortedatum, geboorteplaats

We verzamelen als uitgangspunt geen bijzondere persoonsgegevens of persoonsgegevens betreffende strafbare feiten en veroordelingen, tenzij dat echt nodig is en er een wettelijke grondslag bestaat****.

3 Grondslagen voor gebruik:
Voor het gebruik van persoonsgegevens moet er een wettelijk grondslag zijn. Er is een beperkt aantal grondslagen, die worden genoemd in de AVG. Gegevens die verkregen zijn voor een bepaalde doel mogen alleen voor dat doel gebruikt worden. De grondslagen die wij gebruiken zijn:

1. ‘Het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst’: dit is de voornaamste grondslag voor de verwerking in geval van (ver)huur, koop/verkoop, VVE en leveranciers en bij het sluiten van arbeidsovereenkomsten.
2. ‘Het voldoen aan een wettelijke verplichting’: dit ziet op alles waar Heimstaden een wettelijke verplichting heeft, zoals bijvoorbeeld de plicht om belasting te betalen en administratie te voeren.
3. ‘Het gerechtvaardigd belang’: deze categorie is van toepassing op gevallen waar de eerste twee gronden niet toereikend zijn maar de verwerking naar ons oordeel wel nodig is. Zoals in het geval er een rechtszaak gevoerd wordt, of bij het gebruik van persoonsgegevens voor klantonderzoek.
4. ‘Goedkeuring’: als geen van de bovenstaande gronden verwerking toestaat, dan moet toestemming gevraagd worden –behalve in uitzonderlijke gevallen-. Als jouw toestemming nodig is, dan zullen wij je daarvoor benaderen. Of je toestemming geeft is je eigen keuze. Je kunt je toestemming verder op elk moment intrekken. Verwerkingen die zijn uitgevoerd voor de intrekking blijven rechtmatig (intrekking heeft geen terugwerkende kracht).

4 Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?
Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens van (potentiële) huurders en kopers van woningen, echtgenoten, voogden, garanten, bewindsvoerders/curatoren, VVE leden en leveranciers, afhankelijk van de relatie gebruiken wij de persoonsgegevens voor de hieronder globaal beschreven doeleinden:

Verhuur
• (Voorafgaand aan de verhuur:) het beoordelen en selecteren van aspirant huurders en het opstellen van de huurovereenkomst.
• Uitvoeren van onderhoud, reparaties en renovatie.
• Huuradministratie, waaronder met name het ontvangen van de huurbetalingen maar ook de afrekening van servicekosten, en het incasseren van achterstanden.
• Controle op en de handhaving van huurverplichtingen (o.a. bestrijding van overlast), waaronder juridische procedures.
• Overig dagelijks beheer, onderhoud en renovatie.
• Beantwoording van vragen, geschillen en klachten.
• Afronden van de verhuur, zoals het terugbetalen van waarborgsommen.

Koop/Verkoop
• De noodzakelijke handelingen in verband met het bereiken van overeenstemming over de koop/verkoop, het (doen) opmaken en uitvoeren van de koop- en levering(sakte).

VVE
• Alle handelingen als lid van en mede-eigenaar in de VVE, zoals: voorbereiden van en deelname aan de (jaarlijkse) VVE-vergadering en overig contact met andere eigenaren. Maar ook met aannemers die namens de VVE werkzaamheden uitvoeren moeten wij soms gegevens delen.

Leveranciers
• Selecteren van en contracteren met leveranciers.
• Uitvoeren van de overeenkomst en onderhouden van contact met leveranciers.
• Controleren van uitvoering en betalen van facturen.

Overig (geldt voor alle voorgaande categorieën)
• Interne beheer en controle, bedrijfscontinuïteit, analyse, verantwoording (intern, extern, in groepsverband), rapportage en accountantscontrole.
• Nakomen van diverse wettelijke verplichtingen.
• Zakelijke handelingen of transacties, zoals in geval van: acquisitie/dispositie, overdracht/verkrijging van activa/passiva of aandelen, dan wel of een fusie.
• Voor marketing doeleinden, om te informeren over producten en diensten.
• Voor enquête doeleinden. Om de huurderstevredenheid te onderzoeken en zo mogelijk te verhogen.

5 Gegevens delen met andere organisaties
In het kader van de hierboven vermelde doeleinden kunnen wij jouw persoonsgegevens delen met derden. We delen daarbij niet meer gegevens dan nodig. Het gaat om derden die: (i) door ons worden ingeschakeld in verband met het verrichten van werkzaamheden, (ii) derden waarmee wij samenwerken of waarmee wij juridisch zijn verbonden en (iii) derden die persoonsgegevens vorderen op grond van een wettelijke bevoegdheid.

Het gaat om de volgende categorieën derden; (i) opdrachtnemers/dienstverleners, zoals: adviseurs, externe beheerders, software- en applicatieaanbieders, consultants, advocaten en deurwaarders, aannemers/onderhoudsbedrijven, externe makelaars/bemiddelaars. (ii) gemeenten, belastingdienst, politie, woningcorporaties, VVE’s. (iii) bevoegde autoriteiten, overheidsinstanties en andere entiteiten met een bepaalde wettelijke bevoegdheid.

Als een partij namens ons werkzaamheden verricht waarbij voor ons persoonsgegevens worden verwerkt, dan worden met die partij afspraken gemaakt over de verwerking. Het gaat daarbij met name om afspraken over de beperking van het gebruik – tot de door ons opgedragen werkzaamheden – en de beveiliging van de gegevens.

Verhuur
Op het moment dat jij (nu of in de toekomst) van ons wil huren, dan meldt je je bij ons aan en maken wij voor jou een account aan (gebruikersaccount). Als er meerdere kandidaten zijn, dan wordt een selectie gemaakt. Wij voeren een controle uit op jouw identiteit en inkomen. Het sluiten van de huurovereenkomst gebeurt – als regel – op afstand, door middel van een digitale toepassing. In het proces van verhuur maken wij gebruik van externe partijen, je wordt daarover voor en tijdens het proces nader geïnformeerd. Tijdens het uitvoeren van de overeenkomst worden persoonsgegevens ook noodzakelijkerwijs gedeeld met derden die in opdracht van Heimstaden werken, zoals aannemers en andere partijen (hierboven).

Voor het beoordelen van jouw kredietwaardigheid maken wij gebruik van de firma Economic Data Resources B.V. (EDR). Hoewel wij afspraken met EDR hebben over de verwerking, kan EDR worden aangemerkt als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke omdat EDR zelf doel en middelen van de verwerking bepaalt. Als je specifieke informatie wil hebben hierover of een beroep wil doen op jouw rechten, dan kunt je je rechtstreeks tot EDR wenden zie daarvoor: https://www.edrcreditservices.nl/privacy-statement/.

Soms zijn wij als eigenaar in een VVE verplicht om een (ondertekende) verklaring van onze huurder/gebruiker te overleggen waarin deze verklaart om de bepalingen van de splitsingsakte, het reglement en een eventueel toepasselijk huishoudelijk reglement na te komen. In een dergelijk geval zullen wij jou vragen om zo een (ondertekende) verklaring af te leggen, die wij dan weer aan de VVE overleggen.

In het kader van HR en sollicitaties delen wij ook persoonsgegevens, met recruiters, salarisadministratie, pensioen- en uitkeringsverstrekkers en bevoegde autoriteiten.

In sommige gevallen zullen wij jouw toestemming vragen om gegevens te mogen delen. Je bent niet verplicht om toestemming te geven. Zo zullen wij zonder jouw toestemming bijvoorbeeld geen gegevens delen met derden voor direct marketing doeleinden door die partij.

EER
Heimstaden verwerkt jouw informatie binnen de Europese Economische Ruimte. Gebeurt dat niet, dan worden daarbij passende maatregelen getroffen zodat er wordt voldaan aan de AVG.

6 Beperken van het gebruik

Geheimhouding
Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens die wij verwerken, is gebonden aan een geheimhoudingsplicht. Ofwel op grond van een overeenkomst, ofwel op grond van de wet (bijv. bij advocaten).

Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan volgens ons nodig is, of langer als dat volgens een wettelijk bewaartermijnen of anderszins verplicht is. Bij huurovereenkomsten geldt dat dit normaalgesproken niet langer is dan twee (2) jaren na het eindigen van de huurovereenkomst. Dat kan langer zijn als daarvoor redenen zijn, zoals in geval van openstaande vorderingen of een servicekostenafrekening. Gegevens die vallen onder een fiscale / administratieve bewaarplicht moeten in ieder geval zeven (7) jaren worden bewaard.

Om op woningen te reageren maak je doorgaans gebruik van het WoningDossier, om dat te kunnen gebruiken moeten wij een gebruikersaccount aanmaken. Bij de opheffing van het gebruiksaccount worden de persoonsgegevens van het account onmiddellijk verwijderd. Nadien wordt je per e-mail geïnformeerd over de opheffing van het gebruiksaccount en de verwijdering van uw persoonsgegevens.

Als er geen grondslag meer is voor het gebruik van de persoonsgegevens (zie hierboven), dan worden deze door ons ook verwijderd/vernietigd of in ieder geval bewaard op een zodanige manier dat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon.

Beveiliging
Wij treffen de nodige administratieve, technische en organisatorische maatregelen om een passend veiligheidsniveau te waarborgen. Zo werken wij met autorisaties en worden systemen beveiligd. Om zeker te weten dat er alleen toegang is tot persoonsgegevens en andere informatie door personen die dat moeten en mogen. Ook werken wij met toegangstokens, zodat alleen bevoegde personen toegang hebben tot onze kantoren.

7 Welke rechten heb jij?
Elk persoon van wie de persoonsgegevens verwerkt worden heeft het recht op: inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming, overdraagbaarheid en het recht op bezwaar ten aanzien van de verwerking van diens persoonsgegevens.

Verzoeken tot gebruik van een van deze rechten kunnen via e-mail of schriftelijk worden ingediend bij Heimstaden Netherlands B.V. (hieronder staan de gegevens). Daarbij moet je aangeven van welk recht je gebruik wilt maken, ook moet je het verzoek motiveren zodat duidelijk is wat je van ons verlangt.

Om te bepalen dat het verzoek ook echt door jou wordt gedaan moeten wij dat controleren, we kunnen daarom vragen om een (kopie) van jouw identiteitsbewijs. Als je jonger bent dan 16 jaar of onder curatele staat dan moet het verzoek (ook) gedaan worden door jouw wettelijk vertegenwoordiger.

Op een verzoek wordt binnen een maand gereageerd, normaalgesproken krijg je binnen die termijn een inhoudelijke reactie, dat is in ieder geval zo als een verzoek door ons gemotiveerd wordt afgewezen, maar in bepaalde gevallen krijg je bericht dat wij nog twee maanden extra de tijd nodig hebben om jouw verzoek te behandelen.

Bij het inwilligen van een inzageverzoek wordt een overzicht verstrekt van de door ons verwerkte persoonsgegevens, de herkomst van deze gegevens, de ontvangers van de gegevens en de doelen van de verwerking van deze persoonsgegevens.

Elk verzoek wordt door ons beoordeeld, meestal wordt een verzoek gehonoreerd, maar in sommige gevallen kunnen wij een verzoek ook afwijzen of daaraan slechts gedeeltelijk of op een andere wijze voldoen. Als dat zo is dan worden de redenen daarvoor door ons duidelijk aangegeven.

Als je het niet eens bent met de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken of over iets anders dat verband houdt met de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan kun je bij ons een klacht indienen (hieronder).

Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Die houdt toezicht op de verwerking van persoonsgegevens binnen Nederland; als je van mening bent dat er bij de verwerking van jouw persoonsgegevens inbreuk wordt gemaakt op de AVG, ook in geval van een afwijzing van een verzoek door ons heb je dat recht. Let op: De Autoriteit Persoonsgegevens wil dat je eerst je klacht bij ons indient voordat zij je klacht in behandeling nemen.

Je hebt het recht om je tot de rechter te wenden; als je van mening bent dat er bij de verwerking van jouw persoonsgegevens inbreuk wordt gemaakt op de AVG, maar ook als je het niet eens bent met een beslissing van de AP (beroep).

8 Klachten
Als je het niet eens bent met de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken of over iets anders dat verband houdt met de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan kun je bij ons een klacht indienen. Dat kan via het onderstaande adres (vragen & contact). Stuur de klacht onder uitdrukkelijke vermelding van ‘Klacht AVG’.

Geef aan waar de klacht precies over gaat (waar ben je het niet mee eens?), geef een toelichting (o.a. hoe is e.e.a. gegaan? Wat zijn de verdere omstandigheden?), en motiveer de klacht (waarom ben je het niet eens?). Als je bewijsstukken hebt, stuur die dan meteen mee.
Binnen een maand nadat je de klacht hebt ingediend krijg je bericht, meestal is dan een inhoudelijke reactie. Als wij meer tijd nodig hebben om de klacht te behandelen, of als wij meer informatie nodig hebben, dan hoor je dat ook binnen vier weken. Daarbij laten we je meteen weten hoeveel tijd we denken nodig te hebben om te reageren.

9 Vragen & contact
Voor eventuele vragen kunt je contact opnemen met:
Heimstaden Netherlands B.V.
Herikerbergweg 328-330
1101 CT Amsterdam Zuidoost
privacy@heimstaden.nl
Telefonisch via 085 086 60 39

10 Wijzigingen
Heimstaden kan de Privacy Policy aanpassen. Om goed op de hoogte te blijven is het daarom raadzaam om deze Privacy Policy regelmatig na te lezen. In geval van belangrijke wijzigingen wordt je natuurlijk door ons geïnformeerd.

* Verwerken betreft (vrijwel) alle handelingen waarbij persoonsgegevens worden gebruikt.
** Persoonsgegevens betreft alle informatie die over jou gaat.
*** Je kunt jouw post ook richten aan jouw formele verhuurder, maar uiteindelijk wordt ook die post weer door Heimstaden Netherlands B.V. beantwoord.
**** Meestal zal dat aan de orde zijn bij de controle op en de naleving van huurdersverplichtingen, zoals: het bestrijden van overlast en ander gedrag in strijd met het ‘goed huurderschap’.