1. Założenia ogólne
Niniejsza Polityka Prywatności określa, w jaki sposób Spółka Heimstaden zbiera, przetwarza i przechowuje dane osobowe w związku z relacją, w którą wchodzisz z Heimstaden, będąc:
- użytkownikiem/odwiedzającym stronę internetową („strona”),
- dostawcą, wykonawcą, konsultantem lub innym partnerem („partner”),
- najemcą lub osobą poszukującą mieszkania.
- kandydatem do pracy
Polityka opisuje również jakie na mocy obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych masz prawa i jak możesz je egzekwować.
Możesz też zawsze się z nami skontaktować, jeśli masz jakiekolwiek pytania. Nasze dane kontaktowe znajdziesz na końcu tego tekstu.
Oprócz przetwarzania danych osobowych opisanych w niniejszej Polityce Prywatności, pod pewnymi warunkami, możemy również przetwarzać Twoje dane osobowe za pomocą plików cookie. Więcej informacji na temat tego rodzaju przetwarzania danych osobowych znajdziesz w naszej Polityce plików cookie.
2. Podmiot odpowiedzialny za przetwarzanie twoich danych osobowych
Twoje dane osobowe przetwarzane są przez tę spółkę należącą do grupy Heimstaden, z którą kontaktujesz się w celu pozyskania oferty lub z którą podpisujesz umowę.
Jeśli jesteś najemcą, bardziej szczegółowe informacje o tym, od której firmy z grupy Heimstaden wynajmujesz swoje mieszkanie, znajdziesz w swojej umowie najmu.
Jeśli jesteś kandydatem do pracy, Twoje dane osobowe przetwarza firma z grupy Heimstaden, która widnieje w ogłoszeniu o pracę.
3. Przetwarzanie danych osobowych
3.1 Jakie rodzaje danych osobowych przetwarza Heimstaden?
3.1.1 Użytkownicy/Odwiedzający stronę
Jeśli jesteś użytkownikiem lub tylko odwiedzasz naszą stronę, możemy przetwarzać adres IP urządzenia, z którego korzystasz oraz, w uzasadnionych przypadkach, informacje o sposobie poruszania się po stronie. Jeśli zgodziłeś się lub nie sprzeciwiłeś się otrzymywaniu od nas materiałów marketingowych za pośrednictwem poczty e-mail, przetworzymy również Twój adres e-mail.
3.1.2 Partnerzy
Twoje dane osobowe, które możemy przetwarzać, to (w zależności od Twoich relacji z Heimstaden i ogólnych warunków umowy): Twoje imię i nazwisko, numer telefonu, adres, adres e-mail, tytuł, materiały z monitoringu kamer oraz wszelkie dodatkowe informacje, które mogą być dostarczone przez Ciebie w związku z komunikacją z nami. W niektórych sytuacjach możemy również przetwarzać dodatkowe rodzaje danych osobowych, jeśli w indywidualnym przypadku jest to konieczne dla utrzymania naszej relacji biznesowej.
3.1.3 Najemcy i ubiegający się o mieszkanie
Dane osobowe, które przetwarzamy o Tobie obejmują: imię i nazwisko, adres zameldowania, adres do doręczeń, PESEL, seria i numer paszportu (w przypadku obcokrajowców nieposiadających numeru PESEL), telefon lub adres e-mail.
Jeśli jesteś pełnomocnikiem najemcy, to przetwarzamy dane osobowe wymagane do administrowania najmem z najemcą, z którym jesteś powiązany.
3.1.4 Kandydaci do pracy
Dane osobowe, które przetwarzamy w związku z aplikowaniem o pracę obejmują: imię i nazwisko, telefon lub adres e-mail.
3.1.5 Wrażliwe dane osobowe
Oprócz powyższych, możemy również przetwarzać dodatkowe informacje, które nam przekazujesz w związku z kontaktem z naszym Działem Obsługi Klienta. Jeśli odbywa się to telefonicznie, nasi konsultanci z Działu Obsługi Klienta mogą sporządzić notatki zawierające dane osobowe – czasami nawet wrażliwe dane osobowe – w zakresie niezbędnym do załatwienia Twojej sprawy.
Będziemy mogli przetwarzać Twoje wrażliwe dane osobowe tylko wtedy, gdy uzyskamy na to Twoją zgodę. Oznacza to, że jeśli obsługa Twojej sprawy zakłada konieczność przetwarzania Twoich wrażliwych danych osobowych, to bez Twojej zgody na ich przetwarzanie, nie będziemy w stanie Ci pomóc. Chyba że otrzymamy Twoją wyraźną zgodę na przetwarzanie danych wrażliwych, o których mowa.
W związku z powyższym zawsze poprosimy Cię o wyraźną zgodę, zanim będziemy przetwarzać Twoje wrażliwe dane osobowe.
3.2 Skąd są zbierane dane osobowe?
Dane osobowe są zbierane bezpośrednio od Ciebie, na przykład kiedy kontaktujesz się z nami telefonicznie, e-mailem lub rejestrujesz się na stronie.
3.3 W jakich celach przetwarzamy Twoje dane osobowe?
3.3.1 Użytkownicy/Odwiedzający stronę
Jeśli jesteś użytkownikiem lub odwiedzającym stronę, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe, aby Twoja wizyta na naszej stronie była jak najprzyjemniejsza i bezproblemowa, a także w celach marketingowych, w celu prowadzenia pomiaru ruchu na stronie oraz aby strona działała w sposób bezpieczny.
3.3.2 Partnerzy
Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu zarządzania naszymi relacjami biznesowymi z Tobą lub firmą, którą reprezentujesz:
– w celu zapewnienia wypełnienia zobowiązań, obsługi faktur, monitorowania dostaw itp.;
– aby umożliwić kontrolę sposobu budowy, kiedy prace trwają i mieć gwarancję, że tylko upoważnione osoby mają dostęp do placów budowy (m.in poprzez nadzór kamer);
– abyśmy mogli być z Tobą w kontakcie.
Możemy również przetwarzać Twoje dane osobowe w celu wysyłania Ci zaproszeń na organizowane przez nas wydarzenia.
3.3.3 Najemcy i wnioskujący o mieszkanie
Dane osobowe najemców są przetwarzane głównie po to, by firma Heimstaden mogła wypełniać swoje obowiązki jako właściciel: abyśmy mogli przygotowywać, zarządzać i realizować zawarte umowy oraz na inne sposoby prowadzić administrowanie i wynajem.
Możemy również przetwarzać dane osobowe najemców w komunikacji marketingowej, takiej jak publikowanie postów, zdjęć, filmów itp. w mediach społecznościowych (np. Facebook, LinkedIn i Instagram) oraz w celu publikowania postów, zdjęć i filmów do użytku wewnętrznego (np. w naszym intranecie). Jeżeli będziemy chcieli przetwarzać Twoje dane osobowe w tym celu, z wyprzedzeniem otrzymasz o tym specjalne powiadomienie oraz poprosimy Cię wyrażenie osobnej zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych.
Dane osobowe osoby ubiegającej się o mieszkanie są przetwarzane w celu administrowania wnioskami o mieszkanie, m.in. aby ocenić, czy spełniasz wymagania dotyczące poszukiwanego mieszkania.
3.3.4 Kandydaci do pracy
Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu przeprowadzenia aktualnego procesu rekrutacyjnego.
Jeżeli wyrazisz na to zgodę, Twoje dane osobowe będą przetwarzane także dla celów przyszłych rekrutacji prowadzonych przez Heimstaden.
4. Jak długo przechowujemy twoje dane osobowe?
4.1 Informacje ogólne
Twoje dane osobowe będą przez nas przechowywane i przetwarzane do czasu, gdy przetwarzanie danych osobowych przestanie być konieczne (w związku z powyższymi celami przetwarzania), chyba że istnieją szczególne wymogi prawne, nakazujące nam przechowywać Twoje dane dłużej.
W przypadkach, w których przetwarzamy Twoje dane osobowe za Twoją zgodą, przechowujemy Twoje dane osobowe tylko tak długo, jak mamy na to Twoją zgodę.
4.2 Użytkownicy/Odwiedzający stronę
Dane osobowe gromadzone za pośrednictwem plików cookie, których używamy na stronie, są przechowywane przez różne okresy czasu w zależności od rodzaju pliku cookie, za pomocą którego gromadzone są informacje. Nigdy nie przechowujemy informacji gromadzonych za pomocą plików cookie dłużej, niż jest to konieczne w związku z celami przetwarzania.
Szczegółowe informacje o tym, jakie pliki cookie są używane i jak długo są przechowywane, można znaleźć w Polityce plików cookie Heimstaden.
4.3 Partnerzy
Co do zasady, dane osobowe są przechowywane do czasu, gdy nie będziemy już utrzymywać relacji biznesowej z firmą, którą reprezentujesz, lub do momentu, gdy przestaniesz reprezentować tę firmę. Dane osobowe przetwarzane w celu wysyłania Ci zaproszeń na wydarzenia są przechowywane tak długo, jak długo pozostajesz osobą kontaktową w firmie, którą reprezentujesz. Dane osobowe przetwarzane w celu administrowania wydarzeniami są usuwane nie później niż trzy miesiące po zakończeniu wydarzenia.
4.4 Najemcy
Wiele z Twoich danych osobowych jako najemcy jest przechowywanych przez cały okres najmu oraz do czasu ostatecznego uregulowania wszystkich należności. Dzienniki przejść z elektronicznych systemów rezerwacji i kluczy, a także sekwencje kamer z obszarów publicznych są zwykle zapisywane przez dwa do czterech tygodni i sukcesywnie usuwane w okresie wynajmu. Jeśli najem wygasł z powodu zaniedbania, możemy zachować notatkę o przyczynie przeprowadzki na dwa lata.
Twoje dane osobowe jako Pełnomocnika są zapisywane przez ten sam okres, jak dane najemcy, którego reprezentujesz.
4.5 Osoby aplikujące o mieszkanie
Twoje dane osobowe jako osoby ubiegającej się o najem mieszkania są przetwarzane tylko tak długo, jak długo będziesz oczekującym na decyzję. Informacje o rejestracji zainteresowania poszczególnymi obiektami najmu są usuwane wkrótce po zakończeniu pośrednictwa. Jeśli nie przydzielono Ci mieszkania, ponieważ nie spełniasz naszych wymagań dla lokatorów, krótka notatka o tym zostanie zachowana przez trzy miesiące.
4.6 Kandydaci do pracy
Dane zgromadzone w obecnym procesie rekrutacyjnym będą przechowywane do zakończenia procesu rekrutacyjnego. W przypadku udzielenia nam zgody na przetwarzanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji, Twoje dane będą przechowywane przez okres 6 miesięcy.
5. Bezpieczeństwo
Spółka Heimstaden opracowała wewnętrzną Politykę Bezpieczeństwa Danych Osobowych tak, aby Twoje dane osobowe były przetwarzane i przechowywane w bezpieczny sposób. Z założenia, dostęp do danych powinni mieć tylko pracownicy Spółki, którzy potrzebują danych osobowych do wykonywania swoich zadań.
Nasze systemy bezpieczeństwa są budowane z troską o Twoją prywatność i w taki sposób, aby w jak największym stopniu zapewnić Ci ochronę przed włamaniami na Twoje konto w serwisie, zniszczeniem lub zmianą danych oraz innymi zagrożeniami dla Twoich danych.
Nie przekazujemy Twoich danych osobowych nikomu, poza przypadkami wskazanymi w niniejszej Polityce.
6. Komu udostępniamy twoje dane osobowe?
6.1 Informacje ogólne
Twoje dane osobowe mogą być udostępniane innym firmom z grupy Heimstaden, przekazywania wiedzy o tym, co pojawiło się w komunikacji z Tobą lub/i współpracy przy wyborze dostawców, partnerów itp.
Twoje dane osobowe mogą również zostać ujawnione w celu umożliwienia Heimstaden wywiązania się z określonych zobowiązań prawnych i mogą zostać przekazane odpowiednim władzom, gdy jest to dozwolone i wymagane przez prawo.
6.2 Użytkownicy/Odwiedzający stronę
Twoje dane osobowe mogą być udostępniane różnym firmom, których narzędzi używamy na naszej stronie do mierzenia ruchu na stronie i kontaktu z Tobą w celach marketingowych. Są to: HubSpot, Google Analytics i Facebook.
6.3 Partnerzy
Możemy udostępniać Twoje dane osobowe naszym dostawcom i innym partnerom, którzy świadczą usługi w naszym imieniu, w zakresie, w jakim potrzebują tych informacji do wykonania swojego zadania. Dane osobowe, które nam przekazujesz, mogą być przede wszystkim udostępniane naszym dostawcom IT w celu zabezpieczenia funkcjonowania naszych systemów informatycznych oraz, w zależności od naszych relacji biznesowych, naszym audytorom i naszemu bankowi.
6.4 Najemcy i aplikujący
Twoje dane osobowe mogą być udostępniane naszym zewnętrznym partnerom, na przykład w celach pośrednictwa w wynajmie mieszkań, sprawdzania klientów, prowadzenia windykacji, utrzymania nieruchomości (sieci elektrycznych, telekomunikacji), ubezpieczenia domu, zewnętrznym służbom ratowniczym, audytorom, w celu zapewnienia bezpieczeństwa i funkcjonowania systemu informatycznego – w zakresie, w jakim potrzebują informacji, aby wypełnić swoją misję. Twoje dane osobowe mogą być również przekazane urzędowi lub gminie w związku z dochodzeniem w sprawie przestępstwa, zgłoszeniem na policję z powodu zakłócenia porządku publicznego. W przypadku sprzedaży nieruchomości, w której mieszkasz lub, w niektórych przypadkach, również takiej, w której wcześniej mieszkałeś, pewne informacje mogą zostać przekazane potencjalnym nabywcom i ich doradcom.
6.7 Kandydaci do pracy
Twoje dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom trzecim w niezbędnym zakresie na podstawie umowy powierzenia danych osobowych.
7. Gdzie przetwarzamy twoje dane osobowe?
Co do zasady, Twoje dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie na terenie UE/EOG. W przypadku, gdy Twoje dane osobowe są przekazywane do państwa trzeciego (m.in. w odniesieniu do transferów do USA za pośrednictwem narzędzia Google Analytics), Heimstaden zapewnia podjęcie niezbędnych środków ochrony Twoich danych osobowych. Takie środki ochronne to standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej obowiązujące Heimstaden i wszystkich odbiorców informacji.
8. Twoje prawa
W związku z tym, że przetwarzamy Twoje dane osobowe, przysługują Ci następujące prawa:
- prawo dostępu do danych osobowych
- prawo do sprostowania danych lub ich usunięcia
- prawo do ograniczenia przetwarzania
- prawo do przenoszenia danych
- prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania
- prawo do wycofania zgody
- prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych)
Skorzystać z przysługujących praw można poprzez kontakt listowny albo e-mail.
9. Kontakt
Jeśli masz pytania dotyczące treści niniejszej Polityki lub chcesz się z nami skontaktować w sprawie przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, wyślij wiadomość do Heimstaden, ul. Puławska 2, 02-566 Warszawa, lub mailem: rodo@heimstaden.pl