INTEGRITETSPOLICY FÖR LÄGENHETSSÖKANDE OCH HYRESGÄSTERINTEGRITETSPOLICY FÖR LÄGENHETSSÖKANDE OCH HYRESGÄSTER

1 ALLMÄNT

I denna integritetspolicy anges hur Heimstaden samlar in, behandlar, lämnar ut och lagrar dina personuppgifter i samband med att du söker lägenhet hos oss eller hyr en lägenhet hos oss. Policyn beskriver också de rättigheter du har och hur du kan göra dem gällande. Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har några frå-gor!

2 ANSVARIG FÖR BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER

Heimstaden AB, org.nr. 556670-0455, Östra Promenaden 7A, 211 28 Malmö (”Heimstaden” eller ”vi”) är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av dina personuppgifter.

3 BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Dina personuppgifter kommer behandlas med ändamålen att Heimstaden ska kunna uppfylla skyldigheter som hyresvärd samt kunna bedriva förvaltnings- och uthyrningsverksamhet. Personuppgifter kan komma att hämtas in från bland annat dig själv, från referenser och tidigare hyres-värdar, från offentliga register, från kommuner och myndigheter, från kreditupplysningsbolag och i vissa fall från andra bolag när Heimstaden köper fastigheter och du är eller har varit kund hos säljaren.De personuppgifter vi behandlar om dig som söker lägenhet är de uppgifter som krävs för att administrera din ansökan, såsom exempelvis kon-taktuppgifter och personnummer, referenser och tidigare hyresvärd, uppgifter om anställning och ekonomiska förhållanden som behövs för bedömning av huruvida du lever upp till de ställda kraven för sökt lägenhet. Om du söker studentboende behöver vi intyg som styrker att du kommer studera under hyrestiden.De personuppgifter vi behandlar om dig som är hyresgäst är av varierande karaktär. Vi behandlar ditt namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress. Vi behandlar även uppgifter om din lägenhet, såsom exempelvis utrustning och fel som behöver åtgärdas samt uppgifter om eventuell störning eller orosanmälan. Om du har skyddade personuppgifter genom Skatteverket kommer vi hantera dina person-uppgifter i enlighet med särskild rutin.De personuppgifter vi behandlar om dig som är registrerad god man el-ler förvaltare för en hyresgäst är de uppgifter som krävs för att administrera hyresförhållandet med den hyresgäst som du är kopplad till.

4 GRUND FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

När du söker lägenhet behandlar vi dina personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att inhämta information om lägenhetssökande för att förmedla lägenheter inom vår uthyrningsverksamhet. När du är hyresgäst behandlar vi dina personuppgifter för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter som hyresvärd utifrån hyresavtalet och lagstiftning som reglerar hyresförhållandet. Dina personuppgifter be-handlas också för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter inom bokföring och skatt. För vissa behandlingar har Heimstaden ett berättigat intresse som kan överstiga hyresgästens behov av integritet. Till exempel kan Heimstaden ha ett berättigat intresse att utveckla och sälja produkter och tjänster, att göra informationsutskick till hyresgäster, att genom samarbetspartner erbjuda tjänster såsom hemförsäkring, eller i vissa fall att genomföra kamerabevakning i allmänna utrymmen i fastigheter inom ramen för uthyrnings- och förvaltningsverksamheten.När du är god man eller förvaltare för en hyresgäst behandlar vi dina personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna ad-ministrera hyresförhållandet med den hyresgäst som du är kontaktper-son för.När det rör sig om känsliga personuppgifter, såsom exempelvis uppgifter om din hälsa, görs alltid en särskild bedömning av om behandlingen är nödvändig.

5 HUR LÄNGE SPARAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Vi sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för behandling för de ändamål som anges i denna policy. Vi gallrar löpande ut person-uppgifter som bedöms inte vara aktuella alternativt som inte längre be-hövs för de ändamål som anges i denna policy. Dina personuppgifter som lägenhetssökande behandlas bara så länge som själv önskar stå kvar som sökande. Uppgifter om intresseanmälan för enskilda hyresobjekt tas bort kort efter avslutad förmedling. Om du inte har tilldelats en lägenhet på grund av att du inte uppfyller våra krav på hyresgäster så sparas en kortfattad notering om detta i tre månader.Många av dina personuppgifter som hyresgäst sparas under hela hyres-tiden och tills samtliga fordringar är slutreglerade. Passageloggar från elektroniska boknings- och nyckelsystem samt eventuella kamera-sekvenser från allmänna utrymmen sparas normalt två till fyra veckor och raderas löpande under hyrestiden. Störningsanmälningar raderas löpande under hyrestiden och lagras inte längre än två år såvida de inte ingår i ett pågående ärende om avhysning. Ekonomiska underlag såsom hyresaviseringar behöver sparas så länge lagar kring skatt och bokföring kräver det. Om hyresförhållandet har upphört på grund av misskötsam-het kan vi spara en notering om din avflyttningsorsak i två år.Dina personuppgifter som god man eller förvaltare för en hyresgäst spa-ras under samma period som gäller för personuppgifter hänförliga till den hyresgäst som du är kontaktperson för.

6 SÄKERHET

Heimstaden har utvecklat rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast medarbetare inom organisationen som behöver personuppgifterna för att ut-föra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.I fråga om känsliga personuppgifter har vi inrättat särskilda behörighets-kontroller, vilket innebär ett högre skydd för dina personuppgifter.Våra säkerhetssystem är utvecklade med din integritet i fokus och skyddar i hög grad mot intrång, förstöring samt andra förändringar som kan innebära en risk för din integritet.Vi överför inte personuppgifter i andra fall än de som uttryckligen anges i denna policy.

7 VEM DELAR VI DINA PERSONUPPGIFTER MED?

Dina personuppgifter kan komma att delas med våra externa samarbetspartners inom exempelvis lägenhetsförmedling, kundundersökning, inkasso, fastighetsunderhåll, elnät, telekommunikation, hemförsäkring, extern störningsjour, revision, säkerhet och tillhandahållande av system. Dina personuppgifter kan även komma att hanteras av myndighet eller kommun vid utredning av brott, meddelande till socialtjänst med anledning av störning samt uppsägning, vid bostadsanpassning eller då vi är skyldiga att lämna ut annan uppgift. I samband med hyresförhandlingar kommer relevanta delar av dina uppgifter att delas med hyresgästorganisationer. Vid eventuell försäljning av fastigheten där du bor, eller i vissa fall också tidigare har bott, kommer för lag och avtal relevanta upp-gifter överföras till potentiella köpare och deras rådgivare.

8 VAR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?Dina personuppgifter kommer att behandlas inom EU och EES.

9 DINA RÄTTIGHETER

Du har rätt att få tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig. Uppgifterna lämnas i form av ett utdrag ur vårt register.Om uppgifterna vi har om dig är felaktiga eller ofullständiga kan du be-gära att vi rättar eller kompletterar dem.Du har under vissa förutsättningar en rätt ”att bli bortglömd”, dvs. att få de personuppgifter vi har om dig raderade. Vi har dock rätt att neka radering i vissa situationer.Du har, under vissa förutsättningar, rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas för vissa angivna ändamål.Du har rätt att invända mot en behandling av dina personuppgifter som sker med stöd av en intresseavvägning.Du har rätt till dataportabilitet, vilket innebär att du under vissa förut-sättningar har en rätt att få dina personuppgifter i ett strukturerat, all-mänt använt och maskinläsbart format överförda till annan personuppgiftsansvarig.Om du har invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter har du rätt att vända dig till Datainspektionen med klagomål.

10 ÄNDRINGAR I INTEGRITETSPOLICYN

Vi kan komma att göra ändringar i integritetspolicyn och den senaste versionen av policyn finns tillgänglig på Heimstadens webbplats

11 KONTAKTUPPGIFTER

Om du har frågor om innehåller i denna policy eller om du vill komma i kontakt med oss angående vår behandling av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss pådataskyddsforordningen@heimstaden.com